Was sind Prüfungsnachweise?
Prüfungsnachweise sind Beweismittel, die im Rahmen einer Finanzprüfung erhoben werden. Während einer Prüfung gesammelte Nachweise können verschiedene Formen annehmen, und es müssen ausreichende Prüfungsnachweise vorliegen, damit der Abschlussprüfer ein endgültiges Prüfungsurteil abgeben kann. Diese Beweise müssen ebenfalls sorgfältig geprüft werden, da sie möglicherweise vertrauliches Material enthalten können, und der Zugang zu den Beweisen muss auf Personen beschränkt sein, die zur Prüfung befugt sind. Der Zugriff ist auch beschränkt, um Manipulationen oder Eingriffe in die Beweise zu verhindern, die die Prüfung beeinträchtigen könnten.
In einem Audit werden Finanzunterlagen und -praktiken geprüft. Menschen können Audits aus einer Vielzahl von Gründen durchführen. Intern nutzen Unternehmen die Prüfung, um sicherzustellen, dass alle ihre Praktiken legal sind. Die Prüfung kann aus Compliance-Gründen auch extern durchgeführt werden, um festzustellen, ob ein Unternehmen Finanzinformationen korrekt meldet oder nicht. Wenn während eines Audits Fehler aufgedeckt werden, müssen diese korrigiert werden und absichtliche Fehler können gesetzlich geahndet werden.
Die Mitarbeiter können Prüfungsnachweise in zwei große Kategorien unterteilen: interne und externe. Ein Beispiel für interne Prüfungsnachweise könnte ein Scheckheftregister sein. Externe Beweise umfassen Dinge wie Kontoauszüge. Beide Arten von Nachweisen können für eine Prüfung wichtig sein. Im Idealfall sollten die Beweise übereinstimmen, die belegen, dass ein Unternehmen das Verfahren einhält und dass seine finanziellen Praktiken vollständig legal sind.
Das Sammeln von Beweisen kann das Sammeln von Dokumenten, das Beobachten von Praktiken innerhalb eines Unternehmens und das Durchführen von Interviews mit Mitarbeitern umfassen. Dort können Interviews mit Personen geführt werden, die zusammen mit anderen Mitarbeitern für die Führung von Finanzunterlagen verantwortlich sind. Wenn ein Unternehmen betrügerische oder fragwürdige Aktivitäten durchführt, haben Mitarbeiter, die nicht direkt an der Aktivität beteiligt sind, möglicherweise Unregelmäßigkeiten festgestellt, die für Prüfer wichtig sein könnten.
Wenn Prüfer Nachweise erheben, tragen sie diese in die Prüfungsarbeitspapiere ein und stellen sicher, dass sie sorgfältig dokumentiert sind. Am Ende der Prüfung werden alle Nachweise überprüft und der Abschlussprüfer gibt ein Prüfungsurteil ab. Die Prüfer müssen in der Lage sein, ihre Schlussfolgerungen mit Nachweisen zu untermauern, die genau aufzeigen, in welchen Bereichen sie Bedenken haben, und darlegen, wie sie zu der von ihnen vertretenen Auffassung gelangt sind. Wenn ein Wirtschaftsprüfer beispielsweise feststellt, dass ein Unternehmen wissentlich Steuerbetrug begangen hat, könnte er oder sie auf Interviews in den Prüfungsnachweisen verweisen, in denen Personen ihr Bewusstsein dafür offengelegt haben, dass bestimmte Praktiken illegal sind, und mit Finanzunterlagen dokumentieren, dass diese Praktiken begangen wurden durch Firmenpersonal.