Wat is materiële zwakte?

Een materiële zwakte is een significante fout of onregelmatigheid die wordt aangetroffen in de financiële informatie of interne controles van een bedrijf. Interne controles zijn de regels en richtlijnen die door bedrijven zijn opgesteld om hun boekhoudkundige informatie te beschermen tegen materiële tekortkomingen. Als er materiële tekortkomingen worden aangetroffen in het boekhoudproces van een bedrijf, kan het hele proces als ondoeltreffend worden beschouwd bij het correct registreren en rapporteren van financiële informatie. Materiële tekortkomingen in het interne controleproces van een bedrijf kunnen wijzen op ineffectieve interne controles of dat het boekhoudbeheer de financiële informatie niet nauwkeurig heeft kunnen beschermen tegen fouten en onregelmatigheden.

Algemeen geaccepteerde boekhoudprincipes (GAAP) zijn de hoogste autoriteit op het gebied van boekhoudprincipes in de Verenigde Staten (VS). Hoewel bedrijven deze principes moeten volgen bij het vastleggen en rapporteren van financiële informatie, biedt GAAP geen specifieke informatie over wat als een materiële zwakte wordt beschouwd. Als een fout of onregelmatigheid wordt aangetroffen in een specifieke grootboekrekening of een geldbedrag onjuist wordt geregistreerd in het grootboek van een bedrijf, is de standaard voor de boekhoudsector de 5 procentregel. De 5 procent-regel bepaalt dat een materiële zwakte groter moet zijn dan 5 procent van het dollarbedrag in de grootboekrekening of het onjuist ingevoerde bedrag in het grootboek van de onderneming. Deze 5 procentregel stelt bedrijven in staat om kleine de minimis- fouten of onbeduidende fouten te maken die geen materiële invloed hebben op financiële informatie.

Interne beheersingszwaktes worden vaak gezien als meer significante fouten in een boekhoudkundige operatie. Onjuiste opname van nummers in een grootboek kan optreden door eenvoudige gegevensinvoerfout door een accountant. Interne tekortkomingen wijzen erop dat boekhoudkundige controles die zijn ontwikkeld door het management van de onderneming niet in staat zijn geweest om financiële informatie te beschermen tegen aantasting. Een materiële zwakte in verband met interne controles kan fraude of verduistering veroorzaken door werknemers van het bedrijf. Beursgenoteerde ondernemingen moeten uiterst voorzichtig zijn met zwakke punten in de interne beheersing, aangezien managers een verklaring moeten ondertekenen dat een managementbeoordeling van interne controles geen materiële tekortkoming in de boekhoudkundige operatie van de onderneming heeft ontdekt.

Externe financiële audits zijn een veelgebruikt instrument dat wordt gebruikt om de mogelijkheid van een materiële zwakte in een bedrijf te detecteren. Deze audits testen de financiële informatie en interne controles van het bedrijf om ervoor te zorgen dat alle bedrijfsregels worden gevolgd bij het vastleggen en rapporteren van financiële informatie. Accountants zullen ook de financiële informatie van het bedrijf toetsen aan GAAP en andere externe boekhoudrichtlijnen. Als er een materiële zwakte bestaat, zullen auditors de zwakte in hun eindrapport noteren en de kwestie bespreken met het bedrijfsmanagement. Deze vergadering kan bedrijven helpen materiële tekortkomingen te corrigeren en ervoor te zorgen dat toekomstige financiële overzichten of informatie geen fouten bevatten.