Co to jest słabość materialna?
Istotną słabością jest znaczny błąd lub nieprawidłowość stwierdzone w informacjach finansowych lub wewnętrznych kontrolach firmy. Kontrole wewnętrzne to zasady i wytyczne ustanowione przez firmy w celu ochrony informacji księgowych przed istotną słabością. W przypadku wykrycia istotnych słabości w procesie księgowym firmy, cały proces może zostać uznany za nieskuteczny w prawidłowym rejestrowaniu i raportowaniu informacji finansowych. Istotne niedociągnięcia wykryte w procesie kontroli wewnętrznej firmy mogą wskazywać na nieskuteczne kontrole wewnętrzne lub na to, że kierownictwo księgowe nie chroniło dokładnie informacji finansowych przed błędami i nieprawidłowościami.
Ogólnie przyjęte zasady rachunkowości (GAAP) są najwyższym organem w zakresie zasad rachunkowości w Stanach Zjednoczonych (USA). Podczas gdy firmy muszą przestrzegać tych zasad podczas rejestrowania i raportowania informacji finansowych, GAAP nie dostarcza szczegółowych informacji na temat tego, co uważa się za istotną słabość. W przypadku wykrycia błędu lub nieprawidłowości na konkretnym koncie księgi głównej lub nieprawidłowej rejestracji kwoty pieniężnej w księdze rachunkowej firmy, powszechnym standardem branżowym rachunkowości jest reguła 5 procent. Reguła 5 procent stanowi, że istotna słabość musi przekraczać 5 procent kwoty w dolarach na koncie księgi głównej lub nieprawidłowo wprowadzonej kwoty do księgi głównej firmy. Ta reguła 5 procent pozwala firmom popełniać drobne błędy de minimis lub nieznaczne błędy, które nie mają istotnego wpływu na informacje finansowe.
Niedociągnięcia kontroli wewnętrznej są często postrzegane jako bardziej znaczące błędy w operacji księgowej. Niepoprawne zapisywanie liczb w księdze głównej może wystąpić przez prosty błąd wprowadzania danych przez księgowego. Słabości kontroli wewnętrznej wskazują, że kontrole księgowe opracowane przez kierownictwo firmy nie były w stanie chronić informacji finansowych przed narażeniem na szwank. Istotna słabość związana z kontrolami wewnętrznymi może pozwolić na oszustwo lub defraudację pracowników firmy. Spółki publiczne muszą bardzo uważać na słabości kontroli wewnętrznej, ponieważ menedżerowie muszą podpisać oświadczenie wskazujące, że przegląd zarządzania kontrolą wewnętrzną nie odkrył istotnej słabości w działalności księgowej spółki.
Zewnętrzne audyty finansowe są powszechnym narzędziem stosowanym do wykrywania możliwości wystąpienia istotnej słabości w firmie. Audyty te sprawdzają informacje finansowe firmy i kontrole wewnętrzne, aby zapewnić przestrzeganie wszystkich zasad firmy podczas rejestrowania i raportowania informacji finansowych. Audytorzy sprawdzą również informacje finansowe spółki pod kątem zgodności z GAAP i innymi zewnętrznymi wytycznymi rachunkowości. Jeśli istnieje istotna słabość, audytorzy zauważą tę słabość w swoim raporcie końcowym i omówią problem z kierownictwem firmy. To spotkanie może pomóc firmom w usunięciu istotnych słabości i zapewnić, że żadne przyszłe sprawozdania finansowe lub informacje nie zawierają błędów wynikających z błędu.