Vad är materiell svaghet?
En väsentlig svaghet är ett betydande fel eller oegentlighet som finns i ett företags finansiella information eller interna kontroller. Intern kontroll är de regler och riktlinjer som företag har infört för att skydda deras redovisningsinformation från en väsentlig svaghet. Om väsentliga svagheter upptäcks i ett företags redovisningsprocess, kan hela processen anses ineffektiv vid korrekt registrering och rapportering av finansiell information. Väsentliga svagheter som finns i ett företags interna kontrollprocess kan indikera ineffektiv intern kontroll eller att bokföringshantering har misslyckats med att exakt skydda finansiell information från fel och oegentligheter.
Generellt accepterade redovisningsprinciper (GAAP) är den högsta myndigheten för redovisningsprinciper i USA (USA). Även om företag måste följa dessa principer när de registrerar och rapporterar finansiell information, ger GAAP inte specifik information om vad som anses vara en väsentlig svaghet. Om ett fel eller oregelbundenhet upptäcks i ett specifikt huvudbokskonto eller ett monetärt belopp registreras felaktigt i ett företags redovisningsbok, är den vanliga redovisningsindustristandarden 5 procents regel. Regeln på 5 procent anger att en väsentlig svaghet måste överstiga 5 procent av dollarbeloppet på huvudbokskontot eller det felaktigt angivna beloppet i företagets allmänna bokföringsbok. Denna 5 procents regel gör det möjligt för företag att göra mindre de minimis- fel, eller obetydliga fel, som inte väsentligen påverkar finansiell information.
Svagheter i den interna kontrollen ses ofta som mer betydande fel i en redovisningsverksamhet. Felaktig registrering av siffror i en huvudbok kan uppstå genom ett enkelt datainmatningsfel av en revisor. Internkontrollens svagheter indikerar att bokföringskontroller som utvecklats av företagsledningen inte har kunnat skydda finansiell information från att ha äventyrats. En väsentlig svaghet relaterad till intern kontroll kan möjliggöra bedrägeri eller förskingring av företagets anställda. Aktiebolag måste vara extremt försiktiga med svagheter i den interna kontrollen eftersom chefer måste underteckna ett uttalande som indikerar att en ledningsgranskning av intern kontroll inte har upptäckt någon väsentlig svaghet i företagets redovisningsverksamhet.
Externa finansiella revisioner är ett vanligt verktyg som används för att upptäcka möjligheten till en väsentlig svaghet i ett företag. Dessa revisioner testar företagets finansiella information och interna kontroller för att säkerställa att alla företagsregler följs vid registrering och rapportering av finansiell information. Revisorer kommer också att testa företagets finansiella information mot GAAP och andra externa redovisningsriktlinjer. Om det finns en väsentlig svaghet kommer revisorerna att notera svagheten i sin slutrapport och diskutera frågan med företagsledningen. Detta möte kan hjälpa företag att korrigera väsentliga svagheter och se till att inga framtida finansiella rapporter eller information innehåller fel från felet.