Hvad er materiel svaghed?
En væsentlig svaghed er en betydelig fejl eller uregelmæssighed, der findes i en virksomheds økonomiske oplysninger eller interne kontroller. Intern kontrol er de regler og retningslinjer, der er indført af virksomheder for at beskytte deres regnskabsoplysninger mod en væsentlig svaghed. Hvis der findes væsentlige svagheder i en virksomheds regnskabsproces, kan hele processen betragtes som ineffektiv ved korrekt registrering og rapportering af økonomiske oplysninger. Væsentlige svagheder, der findes i en virksomheds interne kontrolproces, kan indikere ineffektiv intern kontrol, eller at regnskabsstyring har undladt at nøjagtigt beskytte økonomiske oplysninger mod fejl og uregelmæssigheder.
Generelt accepterede regnskabsprincipper (GAAP) er den højeste myndighed for regnskabsprincipper De Forenede Stater (USA). Mens virksomheder skal følge disse principper, når de registrerer og rapporterer finansielle oplysninger, giver GAAP ikke specifikke oplysninger om, hvad der betragtes som en væsentlig svaghed. Hvis der findes en fejl eller uregelmæssighed på en bestemt hovedbokskonto, eller et monetært beløb registreres forkert i et selskabs regnskabsregnskab, er den almindelige regnskabsstandard standard på 5 procent. Reglen på 5 procent angiver, at en væsentlig svaghed skal overstige 5 procent af dollarbeløbet på hovedbokskontoen eller det forkert indtastede beløb i selskabets hovedregnskab. Denne 5 procents regel gør det muligt for virksomheder at foretage mindre de minimis- fejl eller ubetydelige fejl, der ikke har væsentlig indflydelse på de finansielle oplysninger.
Svagheder ved intern kontrol ses ofte som mere betydningsfulde fejl i en regnskabsoperation. Forkert registrering af numre i en hovedbog kan forekomme ved en simpel dataindtastningsfejl fra en regnskabsfører. Svagheder ved intern kontrol indikerer, at regnskabskontroller, der er udviklet af virksomhedsledelsen, ikke har været i stand til at beskytte økonomiske oplysninger mod at blive kompromitteret. En væsentlig svaghed, der er relateret til intern kontrol, kan muliggøre svindel eller underslæb af virksomhedens ansatte. Offentligt ejede virksomheder skal være ekstremt omhyggelige med svagheder ved intern kontrol, da ledere skal underskrive en erklæring, der viser, at en ledelsesmæssig gennemgang af intern kontrol ikke har opdaget en væsentlig svaghed i virksomhedens regnskabsoperation.
Eksterne økonomiske revisioner er et almindeligt værktøj, der bruges til at opdage muligheden for en væsentlig svaghed i en virksomhed. Disse revisioner tester virksomhedens økonomiske oplysninger og interne kontroller for at sikre, at alle selskabsregler følges, når de registrerer og rapporterer økonomiske oplysninger. Revisorer vil også teste virksomhedens økonomiske oplysninger i henhold til GAAP og andre eksterne regnskabsretningslinjer. Hvis der foreligger en væsentlig svaghed, vil revisorer bemærke svagheden i deres endelige rapport og diskutere spørgsmålet med virksomhedsledelsen. Dette møde kan hjælpe virksomheder med at rette op på væsentlige svagheder og sikre, at fremtidige regnskaber eller oplysninger ikke indeholder fejl fra fejlen.