Hva er materiell svakhet?
En vesentlig svakhet er en betydelig feil eller uregelmessighet som finnes i selskapets økonomiske informasjon eller interne kontroller. Intern kontroll er de regler og retningslinjer som er satt av selskaper for å beskytte deres regnskapsinformasjon mot en vesentlig svakhet. Hvis vesentlige svakheter blir funnet i et selskaps regnskapsprosess, kan hele prosessen anses som ineffektiv ved korrekt registrering og rapportering av økonomisk informasjon. Materielle svakheter som finnes i et selskaps interne kontrollprosess kan indikere ineffektiv internkontroll eller at regnskapsstyring ikke har klart å beskytte finansiell informasjon nøyaktig mot feil og uregelmessigheter.
Generelt aksepterte regnskapsprinsipper (GAAP) er den høyeste myndighet for regnskapsprinsipper USA (USA). Selv om selskaper må følge disse prinsippene når de registrerer og rapporterer finansiell informasjon, gir GAAP ikke spesifikk informasjon om hva som anses som en vesentlig svakhet. Hvis det oppdages en feil eller uregelmessighet i en spesifikk hovedbokskonto eller et monetært beløp blir feilregistrert i et selskaps regnskapshovedbok, er den vanlige regnskapsbransjestandarden 5 prosent-regelen. Regelen på 5 prosent sier at en vesentlig svakhet må overstige 5 prosent av dollarbeløpet i hovedbokskontoen eller det feilregistrerte beløpet i selskapets hovedregnskap. Denne 5 prosent-regelen gjør det mulig for selskaper å gjøre mindre de minimis- feil, eller ubetydelige feil, som ikke påvirker økonomisk informasjon vesentlig.
Svakheter ved internkontroll blir ofte sett på som mer betydningsfulle feil i en regnskapsoperasjon. Feil registrering av tall i en hovedbok kan oppstå gjennom en enkel dataregistreringsfeil fra en regnskapsfører. Svakheter ved internkontroll indikerer at regnskapskontroller utviklet av selskapets ledelse ikke har vært i stand til å beskytte økonomisk informasjon mot å bli kompromittert. En vesentlig svakhet relatert til internkontroll kan tillate bedrifter eller underslag å oppstå av ansatte i selskapet. Offentlige selskaper må være ekstremt forsiktige med svakheter ved internkontroll siden ledere må signere en uttalelse som indikerer at en ledende gjennomgang av internkontroll ikke har oppdaget en vesentlig svakhet i selskapets regnskapsdrift.
Eksterne økonomiske revisjoner er et vanlig verktøy som brukes til å avdekke muligheten for en vesentlig svakhet som eksisterer i et selskap. Disse revisjonene tester selskapets økonomiske informasjon og interne kontroller for å sikre at alle selskapets regler blir fulgt når du registrerer og rapporterer finansiell informasjon. Revisorer vil også teste selskapets økonomiske informasjon mot GAAP og andre eksterne regnskapsretningslinjer. Hvis det foreligger en vesentlig svakhet, vil revisorer merke svakheten i sin endelige rapport og diskutere problemet med selskapets ledelse. Dette møtet kan hjelpe selskaper å rette på vesentlige svakheter og sikre at ingen fremtidige regnskaper eller informasjon inneholder feil fra feilen.