Wat is projectadministratie?
Projectboekhouding is een vorm van financiële tracking waarmee mensen de kosten en opbrengsten kunnen bijhouden die aan een specifiek project zijn gekoppeld. Dit stelt mensen in staat projecten binnen het budget te houden, veranderingen in uitgaven bij te houden en aandachtspunten te identificeren, zodat deze kunnen worden aangepakt naarmate het project vordert. Dit type boekhouding verschilt van andere soorten boekhoudkundige omdat in plaats van het hele bedrijf of een specifieke afdeling voor een bepaalde periode te dekken, het alle kosten in verband met een project behandelt, zolang het duurt.
Een voorbeeld is te zien in de productieboekhouding, waar mensen uitgaven bijhouden die verband houden met film- en televisieproductie. Filmstudio's willen uitgaven per project bijhouden omdat ze een zinvolle manier bieden om de prestaties aan de kassa te beoordelen en de kosten te beheersen. Accountants blijven bij de film gedurende de productie en halen gegevens op van elke afdeling, van marketing tot garderobe. Ze genereren regelmatig accounts om mensen op de hoogte te houden als het gaat om hoeveel geld wordt uitgegeven en hoe goed de film de budgetdoelen haalt.
Projectboekhouding is in sommige gevallen wettelijk verplicht. Overheidsaannemers die projecten namens de overheid voltooien, moeten hun uitgaven duidelijk en gedetailleerd kunnen documenteren, met een uitsplitsing van projectspecifieke uitgaven. In andere gevallen, zoals bij de bouw, kan het een nuttige manier zijn om naar uitgaven te kijken en boekhoudkundige zaken te beheren. Aannemers moeten bijvoorbeeld in staat zijn om nauwkeurige schattingen te verstrekken aan klanten, en ze gebruiken projectboekhouding van eerdere taken om redelijk nauwkeurige voorspellingen te genereren over hoe duur een bepaald project zal zijn.
Een project accounting team kan groot zijn, vooral voor iets dat meerdere afdelingen binnen een bedrijf omspant en maanden of jaren nodig heeft om te voltooien. Een hoofdaccountant is verantwoordelijk voor het toezicht op ondersteunend personeel, inclusief andere accountants, griffiers en administratieve assistenten. Mogelijk moeten ze in een oogwenk informatie verstrekken en soms omgaan met meerdere projecten, afhankelijk van de structuur van een organisatie.
Een projectmanager, de persoon die fungeert als contactpunt en coördinatie voor een project, vertrouwt op projectboekhouding om projecten dicht bij hun oorspronkelijke budgetramingen te houden en gebruikt ook andere afdelingen om ervoor te zorgen dat projecten binnen een bepaald tijdsbestek worden voltooid. Als zich problemen voordoen, moet de projectmanager dingen als vertragingen en kostenoverschrijdingen kunnen verklaren tot tevredenheid van het toezichthoudende personeel, dat mogelijk verantwoording moet afleggen aan investeerders, overheidsfunctionarissen en andere belanghebbende partijen.