Was ist Projektbuchhaltung?
Die Projektbuchhaltung ist eine Form der finanziellen Nachverfolgung, mit der Mitarbeiter die Kosten und Einnahmen eines bestimmten Projekts überwachen können. Auf diese Weise können die Mitarbeiter das Budget für Projekte einhalten, Änderungen bei den Ausgaben verfolgen und Problembereiche identifizieren, damit sie im weiteren Verlauf des Projekts angesprochen werden können. Diese Art der Rechnungslegung unterscheidet sich von anderen Arten der Rechnungslegung dadurch, dass sie nicht ein ganzes Unternehmen oder eine bestimmte Abteilung für einen festgelegten Zeitraum abdeckt, sondern alle mit einem Projekt verbundenen Kosten berücksichtigt, solange dies erforderlich ist.
Ein Beispiel ist die Produktionsbuchhaltung, in der die Ausgaben für Film- und Fernsehproduktionen nachverfolgt werden. Filmstudios möchten die Ausgaben pro Projekt verfolgen, da sie eine aussagekräftige Möglichkeit bieten, die Leistung an der Abendkasse zu bewerten und die Kosten zu kontrollieren. Die Buchhalter bleiben während der gesamten Produktion beim Film und ziehen Daten aus allen Abteilungen, vom Marketing bis zur Garderobe, heran. Sie erstellen regelmäßige Konten, um die Leute darüber zu informieren, wie viel Geld ausgegeben wird und wie gut der Film die Budgetziele erreicht.
In einigen Fällen ist die Projektbuchhaltung gesetzlich vorgeschrieben. Staatliche Auftragnehmer, die im Auftrag des Staates Projekte abschließen, müssen in der Lage sein, ihre Ausgaben klar und detailliert zu dokumentieren und eine Aufschlüsselung der projektspezifischen Ausgaben vorzunehmen. In anderen Fällen, wie beim Bauen, kann dies eine hilfreiche Methode sein, um Ausgaben zu betrachten und Buchhaltungsangelegenheiten zu verwalten. Auftragnehmer müssen beispielsweise in der Lage sein, Kunden genaue Schätzungen zur Verfügung zu stellen, und sie verwenden die Projektabrechnung aus früheren Aufträgen, um hinreichend genaue Vorhersagen darüber zu erstellen, wie teuer ein bestimmtes Projekt sein wird.
Ein Projektabrechnungsteam kann sehr groß sein, insbesondere für Aufgaben, die sich über mehrere Abteilungen innerhalb eines Unternehmens erstrecken und Monate oder Jahre in Anspruch nehmen. Ein leitender Buchhalter ist für die Überwachung des Hilfspersonals verantwortlich, einschließlich anderer Buchhalter, Angestellter und Verwaltungsassistenten. Abhängig von der Struktur einer Organisation müssen sie möglicherweise kurzfristig Informationen bereitstellen und manchmal mehrere Projekte abrechnen.
Ein Projektmanager, der als Ansprechpartner und Koordinator für ein Projekt fungiert, verlässt sich auf die Projektbuchhaltung, um sicherzustellen, dass die Projekte innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens abgeschlossen werden. Wenn Probleme auftreten, muss der Projektmanager in der Lage sein, Verzögerungen und Kostenüberschreitungen zur Zufriedenheit des Aufsichtspersonals zu erklären, das möglicherweise gegenüber Investoren, Regierungsbeamten und anderen interessierten Parteien rechenschaftspflichtig ist.