Vad är projektredovisning?

Projektredovisning är en form av ekonomisk spårning som gör det möjligt för människor att övervaka kostnader och intäkter i samband med ett specifikt projekt. Detta gör det möjligt för människor att hålla projekt på budgeten, hålla reda på förändringar i utgifterna och identifiera problemområden så att de kan hanteras när projektet går vidare. Den här typen av redovisning skiljer sig från andra typer av redovisning eftersom det snarare än att täcka ett helt företag eller en viss avdelning under en viss tidsperiod, hanterar alla kostnader för ett projekt så länge det tar.

Ett exempel kan ses i produktionsredovisning, där människor spårar utgifter för film- och TV-produktion. Filmstudior vill spåra utgifter per projekt eftersom de ger ett meningsfullt sätt att bedöma prestanda i kassan och kontrollera kostnaderna. Revisorer stannar kvar med filmen under hela produktionen och drar in data från varje avdelning, från marknadsföring till garderob. De genererar regelbundna konton för att hålla folk informerade när det gäller hur mycket pengar som spenderas och hur väl filmen uppfyller budgetmålen.

Projektredovisning krävs i lag i vissa fall. Statliga entreprenörer som slutför projekt på regeringens vägnar måste kunna dokumentera sina utgifter tydligt och detaljerat och ge en uppdelning av projektspecifika utgifter. I andra fall, som med konstruktion, kan det vara ett användbart sätt att titta på utgifter och hantera redovisningsfrågor. Entreprenörer måste till exempel kunna tillhandahålla exakta uppskattningar till kunder och de använder projektbokföring från tidigare jobb för att generera rimligt nära förutsägelser om hur dyrt ett visst projekt kommer att bli.

Ett projektbokföringsteam kan vara stort, särskilt för något som spänner över flera avdelningar inom ett företag och tar månader eller år att slutföra. En huvudredovisare ansvarar för att övervaka supportpersonal inklusive andra revisorer, kontorister och administrativa assistenter. De kan behöva tillhandahålla information vid ett ögonblick, och ibland hantera redovisning för flera projekt, beroende på organisationens struktur.

En projektledare, personen som fungerar som kontaktpunkt och samordning för ett projekt, förlitar sig på projektbokföring för att hålla projekt nära sina ursprungliga budgetberäkningar, och använder också andra avdelningar för att se till att projekten genomförs inom en viss tidsram. Om problem uppstår måste projektledaren kunna förklara saker som förseningar och kostnadsöverskridanden tillfredsställande av övervakande personal, som kan vara ansvariga för investerare, myndigheter och andra intresserade parter.