Hva er prosjektregnskap?

Prosjektregnskap er en form for økonomisk sporing som lar folk overvåke kostnader og inntekter knyttet til et spesifikt prosjekt. Dette gjør at folk kan holde prosjekter på budsjett, følge med på endringer i utgifter og identifisere bekymringsområder slik at de kan adresseres når prosjektet går videre. Denne typen regnskap skiller seg fra andre typer regnskap, fordi den snarere enn å dekke et helt selskap eller en bestemt avdeling for en angitt tidsperiode, adresserer alle kostnadene knyttet til et prosjekt, så lenge det tar.

Et eksempel kan sees i produksjonsregnskap, der folk sporer utgifter forbundet med film- og TV-produksjon. Filmstudioer ønsker å spore utgifter etter prosjekt fordi de gir en meningsfull måte å vurdere ytelse på billettkontoret og kontrollere kostnadene. Regnskapsførere blir med filmen gjennom hele produksjonen, og henter inn data fra hver avdeling, fra markedsføring til garderobe. De genererer vanlige kontoer for å holde folk informert når det gjelder hvor mye penger som brukes, og hvor godt filmen oppfyller budsjettmålene.

Prosjektbokføring er lovpålagt i noen tilfeller. Offentlige entreprenører som fullfører prosjekter på vegne av regjeringen, må kunne dokumentere sine utgifter klart og detaljert, og gi en fordeling av prosjektspesifikke utgifter. I andre tilfeller, som med bygging, kan det være en nyttig måte å se på utgifter og håndtere regnskapsmessige forhold. Entreprenører, for eksempel, må være i stand til å gi nøyaktige estimater til klienter, og de bruker prosjektregnskap fra tidligere jobber for å generere rimelig tette spådommer om hvor dyrt et gitt prosjekt vil være.

Et prosjektregnskapsteam kan være stort, spesielt for noe som spenner over flere avdelinger i et selskap og tar måneder eller år å fullføre. En hovedkontor er ansvarlig for å føre tilsyn med supportpersonell inkludert andre regnskapsførere, funksjonærer og administrative assistenter. De kan trenge å gi informasjon med et øyeblikks varsel, og noen ganger håndtere regnskap for flere prosjekter, avhengig av organisasjonens struktur.

En prosjektleder, personen som fungerer som et kontaktpunkt og koordinering for et prosjekt, er avhengig av prosjektregnskap for å holde prosjekter nær de opprinnelige budsjettanslagene, og bruker også andre avdelinger for å sikre at prosjekter blir fullført innen en gitt tidsramme. Hvis det oppstår problemer, må prosjektlederen kunne forklare ting som forsinkelser og utgiftsoverskridelser til glede for tilsyn med personell, som kan være ansvarlig overfor investorer, myndighetspersoner og andre interesserte.