Wat is de boekhoudcyclus?
De boekhoudcyclus is een reeks stappen die altijd in goede boekhoudpraktijken worden gevolgd. De stappen beslaan het hele proces van het verzamelen van gegevens over transacties tot het moment waarop de rekeningen zijn voltooid. De boekhoudcyclus vindt dus eenmaal in elke rapportageperiode plaats, namelijk het interval waarmee rekeningen worden geproduceerd. De lengte van de verslagperiode kan oplopen tot een week voor een grote onderneming tot een jaar voor een zelfstandige met weinig transacties. De boekhoudcyclus is het meest rechtstreeks van toepassing op handmatige boekhouding, ook wel boekhouding genoemd, hoewel de algemene principes worden gedekt door geautomatiseerde boekhoudmethoden.
Het aantal stappen in de boekhoudcyclus is afhankelijk van hoe het wordt opgesplitst. In deze uitleg zijn er negen stappen. Stap één is het verzamelen van de gegevens voor transacties, zoals het kassaregister in een winkel of de loonlijst van de werknemer. Deze worden vaak ingedeeld in categorieën die worden bepaald door het boekhoudsysteem van het bedrijf. De categorieën kunnen bijvoorbeeld verschillende winkels of verschillende productsoorten omvatten.
Stap twee is journalistiek, waarbij eenvoudigweg de gegevens worden toegevoegd aan een lopend record, meestal bekend als het algemene dagboek of boek van oorspronkelijke invoer. Stap drie omvat het optellen van de cijfers over de gehele rapportageperiode in wat bekend staat als het grootboek. Stap vier is het produceren van een zogenaamd niet-gecorrigeerd proefevenwicht. Dit is gewoon een controle dat het totaal van alle tegoeden zoals inkomsten en activa gelijk is aan het totaal van alle debetsaldi zoals uitgaven en verplichtingen. Als de totalen niet gelijk zijn, is dit een teken dat er tijdens het proces een fout is gemaakt die moet worden geïdentificeerd en gecorrigeerd.
Stap vijf is het noteren van eventuele aanpassingen aan het einde van de periode, die inkomsten of uitgaven omvatten die zijn verdiend of gemaakt, maar nog niet zijn geregistreerd. Stap zes is de aangepaste proefbalans, die het proces van stap vier herhaalt maar de periode-einde aanpassingen omvat. Nogmaals, creditsaldi moeten gelijk zijn aan debetsaldi.
Stap zeven is het opstellen van de jaarrekening met behulp van de cijfers die zijn bevestigd door stap zes. Stap acht is het toevoegen van het totale winst- of verliescijfer aan de geregistreerde activa van het bedrijf, bijvoorbeeld als aanvulling op het kassaldo. Dit betekent dat het geld van transacties tijdens de rapportageperiode volledig wordt "verantwoord" en niet wordt weergegeven in de cijfers voor transacties in de volgende periode. Dit proces staat bekend als het afsluiten van de accounts. Stap negen is om te controleren of de wijzigingen in stap 8 correct zijn.