Was ist der Abrechnungszyklus?
Der Rechnungslegungszyklus besteht aus einer Reihe von Schritten, die in der guten Rechnungslegungspraxis immer befolgt werden. Die Schritte umfassen den gesamten Prozess von der ersten Erfassung von Transaktionsdaten bis zum Abschluss der Konten. Der Abrechnungszyklus findet also einmal in jeder Berichtsperiode statt, dh in welchem Intervall werden Abrechnungen erstellt. Die Länge des Berichtszeitraums kann für ein Großunternehmen nur eine Woche bis zu einem Jahr für einen Selbständigen mit wenigen Transaktionen betragen. Der Rechnungslegungszyklus gilt am unmittelbarsten für die manuelle Rechnungslegung, die als Buchführung bezeichnet wird, obwohl die allgemeinen Grundsätze durch rechnergestützte Rechnungslegungsmethoden abgedeckt werden.
Die Anzahl der Schritte im Abrechnungszyklus hängt davon ab, wie er aufgeteilt wird. In dieser Erklärung gibt es neun Schritte. Schritt eins ist das Sammeln der Daten für Transaktionen, wie z. B. die Kasse in einem Geschäft oder die Gehaltsabrechnung der Mitarbeiter. Diese werden häufig in Kategorien eingeteilt, die vom Buchhaltungssystem des Unternehmens festgelegt werden. Die Kategorien können beispielsweise verschiedene Geschäfte oder verschiedene Produkttypen abdecken.
Schritt zwei ist die Journalisierung, bei der die Daten einfach zu einem laufenden Datensatz hinzugefügt werden, der normalerweise als allgemeines Journal oder Buch des ursprünglichen Eintrags bezeichnet wird. Schritt drei beinhaltet die Summierung der Zahlen über den gesamten Berichtszeitraum im sogenannten Hauptbuch. In Schritt vier wird eine so genannte unangepasste Probebilanz erstellt. Dies ist lediglich eine Überprüfung, ob die Summe aller Guthaben wie Einnahmen und Vermögenswerte der Summe aller Sollsalden wie Ausgaben und Verbindlichkeiten entspricht. Wenn die Summen nicht gleich sind, ist dies ein Zeichen dafür, dass im Prozess ein Fehler gemacht wurde, der identifiziert und korrigiert werden muss.
Schritt fünf besteht darin, alle zum Ende des Berichtszeitraums vorgenommenen Anpassungen zu notieren, einschließlich der Einnahmen oder Ausgaben, die verdient wurden oder angefallen sind, aber noch nicht verbucht wurden. Schritt sechs ist das angepasste Probesaldo, das den Vorgang von Schritt vier wiederholt, aber die Anpassungen zum Ende des Zeitraums enthält. Auch hier sollten Guthaben gleich Soll-Guthaben sein.
Schritt sieben ist die Erstellung eines Jahresabschlusses anhand der Zahlen, die in Schritt sechs bestätigt wurden. Der achte Schritt besteht darin, den gesamten Gewinn oder Verlust zum erfassten Vermögen des Unternehmens hinzuzufügen, z. B. als Aufstockung seines Kassenbestands. Dies bedeutet, dass das Geld aus Transaktionen während des Berichtszeitraums vollständig "verbucht" wird und nicht in den Zahlen für Transaktionen in der nächsten Periode erscheint. Dieser Vorgang wird als Kontoschließen bezeichnet. In Schritt neun wird überprüft, ob die in Schritt acht vorgenommenen Änderungen korrekt sind.