Wat is het verschil tussen een dagboek en een grootboek?
Een dagboek en grootboek zijn twee soorten boeken die routinematig worden gebruikt tijdens de boekhouding. Beschouwd als de sleutel tot wat bekend staat als dubbele boekhouding, dient elk van deze boeken specifieke doeleinden binnen het totale proces van het bijhouden van nauwkeurige financiële gegevens. Hoewel veel van de transacties die zijn geboekt in zowel het journaal als het grootboek hetzelfde zijn, zijn er belangrijke verschillen in het doel en de functie van elk van deze boekhoudkundige boeken.
Een van de meest fundamentele verschillen tussen het dagboek en het grootboek is wanneer ze in het boekhoudproces worden gebruikt. Het journaal dient als het boekhoudboek waarin een transactie voor het eerst in het boekhoudsysteem wordt ingevoerd, waarbij de transactie vaak de oorspronkelijke boeking wordt genoemd. Later in het proces zal dezelfde transactie worden geboekt als een boeking in het grootboek, waar die boeking ten opzichte van andere boekingen zal worden gepositioneerd voor evaluatie en analyse.
Een ander belangrijk verschil tussen het journaal en het grootboek is de volgorde van de invoer in de records. Journalen worden altijd in chronologische volgorde gerangschikt, waardoor het heel eenvoudig is om te identificeren welke transacties zijn gekoppeld aan een bepaalde werkdag, week of andere factureringsperiode. De indeling van boekingen in een grootboek heeft daarentegen meer te maken met het groeperen van soortgelijke transacties in specifieke rekeningen voor het beoordelen van de gegevens voor interne financiële en boekhoudkundige doeleinden.
De verschillende doeleinden van het dagboek en het grootboek betekenen ook dat elk boek anders is gestructureerd. Een dagboek bevat vaak een korte beschrijving van de transactie, inclusief een datum, en de plaatsing van het transactiebedrag in een debet- of kredietkolom. Er is geen poging om de transacties die in een dagboek zijn geregistreerd, in evenwicht te brengen. Boekingen naar rekeningen in het grootboek moeten daarentegen altijd in evenwicht zijn.
Er is een verschil van mening over het gebruik van zowel het dagboek als het grootboek. Eén gedachtegang is dat door beide boekhoudboeken bij te houden, de mogelijkheid om boekingsfouten te identificeren wordt verbeterd, een factor die erg handig kan zijn wanneer en als accounts in het grootboek niet in evenwicht zijn. Bovendien wordt het tijdschrift vaak gemakkelijker geaccepteerd als bewijs voor een rechtbank, vanwege het eenvoudige proces dat wordt gebruikt om transacties in chronologische volgorde te registreren. Een andere benadering houdt in dat het bijhouden van een journaal optioneel is, terwijl het bijhouden van een grootboek cruciaal is voor het volgen van de financiële transacties van het bedrijf, inclusief het regelen van rekeningen, zodat belastingen nauwkeurig kunnen worden berekend en betaald.