Jaka jest różnica między dziennikiem a księgą?

Dziennik i księga to dwa rodzaje książek, które są rutynowo używane w procesie księgowym. Każda z tych książek, uważana za klucz do tzw. Podwójnej księgowości, służy określonym celom w ramach ogólnego procesu prowadzenia dokładnej dokumentacji finansowej. Chociaż wiele transakcji księgowanych zarówno w dzienniku, jak i księdze jest takich samych, istnieją kluczowe różnice w celu i funkcji każdej z tych ksiąg rachunkowych.

Jedną z najbardziej podstawowych różnic między dziennikiem a księgą jest fakt, że są one stosowane w procesie księgowym. Arkusz służy jako księga rachunkowa, w której transakcja jest po raz pierwszy wprowadzana do systemu księgowego, a transakcja jest często określana jako zapis początkowy. W dalszej części procesu ta sama transakcja zostanie zaksięgowana jako wpis do księgi rachunkowej, gdzie wpis ten zostanie umieszczony w stosunku do innych wpisów do celów oceny i analizy.

Kolejną ważną różnicą między dziennikiem a księgą jest kolejność wpisów w rekordach. Dzienniki są zawsze ułożone w porządku chronologicznym, dzięki czemu bardzo łatwo jest określić, które transakcje są powiązane z danym dniem roboczym, tygodniem lub innym okresem rozliczeniowym. Natomiast układ wpisów w księdze ma więcej wspólnego z grupowaniem podobnych transakcji w określone konta w celu oceny danych do wewnętrznych celów finansowych i księgowych.

Różne cele dziennika i księgi oznaczają również, że każda książka ma inną strukturę. Arkusz często zawiera krótki opis transakcji, w tym datę i położenie kwoty transakcji w kolumnie debetowej lub kredytowej. Nie ma próby zrównoważenia transakcji zarejestrowanych w dzienniku. Natomiast wpisy na kontach w księdze muszą być zawsze zrównoważone.

Istnieje pewna różnica zdań co do korzystania zarówno z dziennika, jak i księgi. Jedna ze szkół myśli utrzymuje, że dzięki prowadzeniu obu ksiąg rachunkowych zwiększa się możliwość identyfikowania błędów księgowania, co może być bardzo przydatne, gdy konta księgowe nie są równoważone. Ponadto dziennik jest często łatwiej akceptowany jako dowód w sądzie, ze względu na prosty proces stosowany do rejestrowania transakcji w porządku chronologicznym. Inne podejście zakłada, że ​​prowadzenie dziennika jest opcjonalne, a prowadzenie księgi ma kluczowe znaczenie dla śledzenia transakcji finansowych firmy, w tym w zakresie organizowania kont, tak aby podatki mogły być dokładnie obliczane i płacone.