Hvad er forskellen mellem et tidsskrift og en hovedbok?
En journal og hovedbok er to typer bøger, der rutinemæssigt bruges i processen med regnskabsføring. Hver af disse bøger betragtes som nøglen til det, der kaldes regnskab med dobbelt postering, og tjener specifikke formål inden for den overordnede proces med at føre nøjagtige økonomiske poster. Mens mange af de transaktioner, der er bogført i både journal og hovedbok, er de samme, er der centrale forskelle i formålet og funktionen for hver af disse regnskabsbøger.
En af de mest basale forskelle mellem journal og hovedbok er, når de er ansat i regnskabsprocessen. Tidsskriftet fungerer som den bogføringsbog, hvor en transaktion først indføres i regnskabssystemet, hvor transaktionen ofte benævnes den oprindelige post. Senere i processen vil den samme transaktion blive bogført som en post i hovedbogen, hvor denne post vil blive placeret i forhold til andre poster med henblik på evaluering og analyse.
En anden vigtig forskel mellem journal og hovedbok er rækkefølgen af posterne i posterne. Tidsskrifter arrangeres altid i kronologisk rækkefølge, hvilket gør det meget let at identificere, hvilke transaktioner der er knyttet til en given arbejdsdag, uge eller anden faktureringsperiode. I modsætning hertil har arrangementet af poster i en hovedbok mere at gøre med at gruppere lignende transaktioner sammen til specifikke konti med henblik på at vurdere dataene til interne økonomiske og regnskabsmæssige formål.
De forskellige formål med tidsskriftet og hovedbogen betyder også, at hver bog er struktureret forskelligt. En journal indeholder ofte en kort beskrivelse af transaktionen, herunder en dato, og placeringen af transaktionsbeløbet i en debet- eller kreditkolonne. Der er ikke noget forsøg på at afbalancere de transaktioner, der er registreret i en journal. Derimod skal poster til konti i hovedbogen være afbalanceret på alle tidspunkter.
Der er en vis meningsforskel med hensyn til brugen af både journal og hovedbok. En tankegang hævder, at ved at opbevare begge regnskabsbøger, forbedres muligheden for at identificere bogføringsfejl, en faktor, der kan komme godt med, når og da konti i hovedbogen ikke er i balance. Derudover accepteres tidsskriftet ofte lettere som bevis for en domstol på grund af den enkle proces, der bruges til at registrere transaktioner i kronologisk rækkefølge. En anden fremgangsmåde er af den opfattelse, at det er valgfrit at føre en dagbog, mens opretholdelse af en hovedbok er afgørende for opgaven med at spore virksomhedens økonomiske transaktioner, herunder hvad angår aftale af konti, så skat kan beregnes og betales nøjagtigt.