Hvordan udfører jeg en aktivbeholdning?

Som en del af en proces ved regnskabsårets slutning er virksomheder med fysiske aktiver typisk forpligtet til at udfylde en aktivbeholdning. Formålet med en aktivbeholdning er fysisk at tælle og dokumentere placeringen af ​​alle aktiver, der er anført i årsregnskabet. Denne proces betragtes som en del af den forberedelse, der kræves hvert års slutning, og er typisk planlagt tre til fire uger før det faktiske slutning af året.

Der er fire poster, der typisk skal forekomme i en aktivbeholdning: gennemgang af aktivlisten fra finansielle poster, inspicere hvert aktiv fysisk, bestemme om værdiansættelsen skal ændres og tilføje eventuelle nye aktiver. Denne proces kan være enkel eller kompleks, afhængigt af antallet af aktiver og deres relative placering. Det er vigtigt at bemærke, at denne opgørelse kan udfyldes af internt personale eller af en tredjepart. Den vigtigste del af denne opgørelse er at sikre, at hver vare fysisk inspiceres.

Et første trin i en aktivbeholdning er at gennemgå listen over aktiver, der var inkluderet i årsregnskabet fra det foregående år. Alle de ting, der blev bortskaffet eller demonteret i løbet af året, skal fjernes fra listen. En kopi af instruktionen og værdien af ​​varen på det tidspunkt skal tilføjes filen.

Det næste trin er at organisere aktiverne efter fysisk placering som forberedelse til en inspektion. For at forberede bør der organiseres en inventarliste. Hver vare skal have et unikt nummer og en metode til at indikere, at varen er inkluderet i varebeholdningen. Nogle firmaer bruger klistermærker, mens andre bruger et system med stregkodescanning til at opdatere posterne.

Der er to poster, der normalt skal kontrolleres under aktivbeholdningen: eksistensen af ​​varen på den angivne placering, og varens tilstand. For eksempel, hvis varen er ødelagt eller er i uorden, skal den angives på inventarlisten. Dette kan resultere i en nedsat værdiansættelse af varen.

Eventuelle nye aktiver, der blev købt eller erhvervet i løbet af året, skal føjes til listen over aktiver. Detaljer, der skal inkluderes, er aktivklassificering, beskrivelse, placering og værdiansættelse. Eventuelle poster, der er købt, men endnu ikke er i lokalet, kan udelukkes fra aktivlisten, så længe deres værdi ikke er inkluderet i aktivvurderingen i årsregnskabet.