Hvordan udfører jeg en aktivbeholdning?

Som en del af en regnskabsårsproces kræves virksomheder med fysiske aktiver typisk for at gennemføre en aktivbeholdning. Formålet med en aktivbeholdning er at fysisk tælle og dokumentere placeringen af ​​alle aktiver, der er anført i årsregnskabet. Denne proces betragtes som en del af det krævede forberedelse hvert år, og er typisk planlagt tre til fire uger før den faktiske udgang af året.

Der er fire poster, der typisk skal forekomme i et aktivbeholdning: Gennemgang af aktivliste fra finansielle poster, fysisk inspicere hvert aktiv, afgøre, om værdiansættelsen skal ændres og tilføjer ethvert nyt aktiv. Denne proces kan være enkel eller kompleks, afhængigt af antallet af aktiver og deres relative placering. Det er vigtigt at bemærke, at denne beholdning kan afsluttes af internt personale eller af en tredjepart. Den vigtigste del af denne beholdning er at sikre, at hvert emne fysisk inspiceres.

Et første trin i et aktivbeholdning er at gennemgå listen over aktiverder var inkluderet i årsregnskabet fra det foregående år. Alle de ting, der blev bortskaffet eller demonteret i løbet af året, skal fjernes fra listen. En kopi af instruktionen og værdiansættelsen af ​​varen på det tidspunkt skal føjes til filen.

Det næste trin er at organisere aktiverne efter fysisk placering som forberedelse til en inspektion. For at forberede skal der organiseres en lagerliste. Hver vare skal udstedes et unikt tal og en metode til at indikere, at varen er inkluderet i beholdningen. Nogle virksomheder bruger klistermærker, mens andre bruger et system med stregkodescanning til at opdatere posterne.

Der er to poster, der normalt skal kontrolleres under aktivbeholdningen: eksistensen af ​​varen på det angivne sted og tilstanden for varen. For eksempel, hvis varen er brudt eller i forfalskning, skal den angives på lagerlisten. Denne may resulterer i en nedsat værdiansættelse af varen.

Eventuelle nye aktiver, der blev købt eller erhvervet i løbet af året, skal føjes til listen over aktivbeholdningen. Detaljer, der skal inkluderes, er aktivklassificeringen, beskrivelsen, placeringen og værdiansættelsen. Eventuelle poster, der er købt, men endnu ikke i lokalerne, kan udelukkes fra aktivlisten, så længe deres værdi ikke er inkluderet i aktivvurderingen af ​​årsregnskabet.