Comment effectuer un inventaire des actifs?
Dans le cadre du processus de fin d'exercice, les sociétés disposant d'actifs physiques sont généralement tenues de dresser un inventaire des actifs. Le but d'un inventaire des actifs est de compter physiquement et de documenter l'emplacement de tous les actifs listés dans les états financiers. Ce processus est considéré comme faisant partie de la préparation requise chaque fin d'année et est généralement planifié trois à quatre semaines avant la fin de l'année.
Un inventaire d'actifs doit généralement contenir quatre éléments: l'examen de la liste des actifs à partir des enregistrements financiers, l'inspection physique de chaque actif, déterminer si l'évaluation doit changer, et ajouter de nouveaux actifs. Ce processus peut être simple ou complexe, en fonction du nombre d'actifs et de leur emplacement relatif. Il est important de noter que cet inventaire peut être complété par du personnel interne ou par un tiers. La partie la plus importante de cet inventaire est de veiller à ce que chaque article soit inspecté physiquement.
Une première étape dans l'inventaire des actifs consiste à examiner la liste des actifs inclus dans les états financiers de l'exercice précédent. Tous les articles éliminés ou démantelés au cours de l’année doivent être retirés de la liste. Une copie de l'instruction et de l'évaluation de l'élément à ce stade doit être ajoutée au fichier.
L'étape suivante consiste à organiser les actifs par emplacement physique en vue d'une inspection. Afin de se préparer, une liste d'inventaire devrait être organisée. Un numéro unique et une méthode permettant d’indiquer que l’article a été inclus dans l’inventaire doivent être attribués à chaque article. Certaines entreprises utilisent des autocollants tandis que d'autres utilisent un système de balayage de code à barres pour mettre à jour les enregistrements.
Deux éléments doivent généralement être vérifiés lors de l'inventaire d'actifs: l'existence de l'élément à l'emplacement indiqué et son état. Par exemple, si l'article est cassé ou en mauvais état, il devrait être indiqué sur la liste d'inventaire. Cela peut entraîner une diminution de la valorisation de l'élément.
Tout nouvel actif acheté ou acquis au cours de l'année doit être ajouté à la liste d'inventaire des actifs. Les détails à inclure sont la classification, la description, l'emplacement et l'évaluation de l'actif. Tous les articles achetés mais pas encore sur les lieux peuvent être exclus de la liste des actifs, à condition que leur valeur ne soit pas incluse dans l'évaluation de l'actif dans les états financiers.