Quelle est la différence entre un journal et un grand livre?
Un journal et un grand livre sont deux types de livres couramment utilisés dans le processus de comptabilité. Considéré comme la clé de ce que l’on appelle la comptabilité en partie double, chacun de ces livres sert à des fins spécifiques dans le processus global de tenue de registres financiers précis. Bien que bon nombre des transactions enregistrées dans le journal et dans le grand livre soient identiques, il existe des différences essentielles dans l’objet et la fonction de chacun de ces livres comptables.
L'une des différences les plus fondamentales entre le journal et le grand livre est le moment où ils sont employés dans le processus de comptabilité. Le journal sert de livre de comptabilité dans lequel une transaction est d'abord entrée dans le système de comptabilité, la transaction étant souvent appelée l'entrée d'origine. Plus tard dans le processus, cette même transaction sera enregistrée en tant qu'entrée dans le grand livre, où cette entrée sera positionnée par rapport à d'autres entrées aux fins d'évaluation et d'analyse.
Une autre différence importante entre le journal et le grand livre est l’ordre des écritures dans les enregistrements. Les journaux sont toujours classés par ordre chronologique, ce qui facilite l'identification des transactions associées à un jour ouvrable, une semaine ou une autre période de facturation. En revanche, la disposition des écritures dans un grand livre consiste davantage à regrouper des transactions similaires dans des comptes spécifiques aux fins de l’évaluation des données à des fins comptables et financières internes.
Les objectifs différents du journal et du grand livre signifient également que chaque livre est structuré différemment. Un journal comprendra souvent une brève description de la transaction, y compris une date, et le placement du montant de la transaction dans une colonne de débit ou de crédit. Il n'y a aucune tentative d'équilibrer les transactions enregistrées dans un journal. En revanche, les écritures dans les comptes du grand livre doivent être équilibrées à tout moment.
Il existe certaines divergences d’opinion concernant l’utilisation du journal et du grand livre. Une école de pensée soutient qu’en gardant les deux livres comptables, la possibilité d’identifier les erreurs d’enregistrement est améliorée, un facteur qui peut être très utile lorsque les comptes dans le grand livre ne sont pas équilibrés. En outre, le journal est souvent plus facilement accepté comme preuve devant un tribunal, en raison du processus simple utilisé pour enregistrer les transactions dans un ordre chronologique. Une approche différente considère que la tenue d'un journal est facultative, alors que la tenue d'un grand livre est essentielle au suivi des transactions financières de l'entreprise, y compris en termes d'organisation des comptes afin que les impôts puissent être calculés et payés avec précision.