Hva er forskjellen mellom et tidsskrift og en hovedbok?
En journal og hovedbok er to typer bøker som rutinemessig brukes i prosessen med regnskap. Regnet som nøkkelen til det som kalles dobbeltoppføring, tjener hver av disse bøkene spesifikke formål i den overordnede prosessen med å føre nøyaktige økonomiske poster. Mens mange av transaksjonene som er lagt ut i både journal og hovedbok er de samme, er det viktige forskjeller i formålet og funksjonen til hver av disse regnskapsbøkene.
En av de mest grunnleggende forskjellene mellom journal og hovedbok er når de er ansatt i regnskapsprosessen. Tidsskriftet fungerer som regnskapsbok hvor en transaksjon først innføres i regnskapssystemet, med transaksjonen ofte referert til som den opprinnelige oppføringen. Senere i prosessen vil den samme transaksjonen bli lagt ut som en oppføring i hovedboken, der denne oppføringen vil bli plassert i forhold til andre oppføringer for evaluering og analyse.
En annen viktig forskjell mellom journal og hovedbok er rekkefølgen på oppføringene i postene. Tidsskrifter arrangeres alltid i kronologisk rekkefølge, noe som gjør det veldig enkelt å identifisere hvilke transaksjoner som er knyttet til en gitt virkedag, uke eller annen faktureringsperiode. Derimot har arrangementet av poster i en hovedbok mer å gjøre med å gruppere lignende transaksjoner til spesifikke kontoer for å vurdere dataene for interne økonomiske og regnskapsmessige formål.
De forskjellige formålene med journal og hovedbok betyr også at hver bok er strukturert annerledes. En journal vil ofte inneholde en kort beskrivelse av transaksjonen, inkludert en dato, og plasseringen av transaksjonsbeløpet i en debet- eller kredittkolonne. Det er ikke noe forsøk på å balansere transaksjonene som er registrert i en journal. Derimot må poster til kontoer i hovedboken være balansert til enhver tid.
Det er en viss meningsforskjell angående bruken av både journal og hovedbok. Én tankegang mener at ved å holde begge regnskapsbøkene forbedres muligheten til å identifisere konteringsfeil, en faktor som kan komme til å være veldig nyttig når og ettersom kontoer i hovedboken ikke balanserer. I tillegg blir journalen ofte lettere akseptert som bevis i en domstol på grunn av den enkle prosessen som ble brukt til å registrere transaksjoner i kronologisk rekkefølge. En annen tilnærming går ut på at det er valgfritt å føre journal, mens det å opprettholde en hovedbok er avgjørende for oppgaven å spore selskapets økonomiske transaksjoner, inkludert når det gjelder å ordne kontoer slik at skatter kan beregnes og betales nøyaktig.