Vad är skillnaden mellan en journal och en bok?
En journal och bok är två typer av böcker som rutinmässigt används i processen för redovisning. Betraktas som nyckeln till vad som kallas bokföring med dubbla poster, var och en av dessa böcker har specifika syften inom den övergripande processen för att hålla exakta finansiella poster. Även om många av de transaktioner som bokförs i både dagbok och huvudbok är desamma, finns det viktiga skillnader i syftet och funktionen för var och en av dessa bokföringsböcker.
En av de mest grundläggande skillnaderna mellan journal och bok är när de anställs i redovisningsprocessen. Dagboken fungerar som den bokföringsbok där en transaktion först ingår i bokföringssystemet, med transaktionen ofta kallad den ursprungliga posten. Senare i processen kommer samma transaktion att bokas som en post i huvudboken, där denna post kommer att placeras i förhållande till andra poster för utvärderings- och analysändamål.
En annan viktig skillnad mellan journalen och boken är ordningen på posten i posten. Tidskrifter arrangeras alltid i kronologisk ordning, vilket gör det mycket enkelt att identifiera vilka transaktioner som är associerade med en viss arbetsdag, vecka eller annan faktureringsperiod. Däremot har arrangemanget av poster i en huvudbok mer att göra med att gruppera liknande transaktioner i specifika konton för att bedöma uppgifterna för interna finansiella och redovisningsändamål.
De olika syftena med tidskriften och boken innebär också att varje bok är strukturerad på olika sätt. En journal innehåller ofta en kort beskrivning av transaktionen, inklusive ett datum och placeringen av transaktionsbeloppet i en debet- eller kreditkolumn. Det finns inget försök att balansera transaktionerna registrerade i en journal. Däremot måste poster till konton i boken alltid vara balanserade.
Det finns en viss åsiktsskillnad om användningen av både tidskrift och huvudbok. En tankeskola anser att möjligheten att identifiera bokföringsfel förbättras genom att hålla båda bokföringsböckerna, en faktor som kan komma att vara mycket praktiskt när och eftersom konton i boken inte balanserar. Dessutom accepteras tidskriften ofta lättare som bevis i en domstol på grund av den enkla processen som används för att registrera transaktioner i kronologisk ordning. En annan inställning anser att det är valfritt att hålla en dagbok, medan det är viktigt att upprätthålla en huvudbok för att spåra företagets finansiella transaktioner, inklusive när det gäller att ordna konton så att skatter kan beräknas och betalas korrekt.