Jaký je rozdíl mezi deníkem a knihou?

Deník a účetní kniha jsou dva typy knih, které se běžně používají v procesu účetnictví. Každá z těchto knih, považovaná za klíč k tzv. Podvojnému účetnictví, slouží v rámci celkového procesu vedení přesných finančních záznamů konkrétním účelům. Zatímco mnoho transakcí zveřejněných v deníku i v knize je stejné, existují zásadní rozdíly v účelu a funkci každé z těchto účetních knih.

Jeden z nejzákladnějších rozdílů mezi deníkem a knihou je, když jsou zaměstnáni v účetním procesu. Deník slouží jako účetní kniha, ve které je transakce poprvé zapsána do účetního systému, přičemž transakce se často označuje jako původní položka. Později v procesu bude stejná transakce zaúčtována jako položka do knihy, kde bude tato položka umístěna ve vztahu k ostatním položkám pro účely vyhodnocení a analýzy.

Dalším důležitým rozdílem mezi deníkem a knihou je pořadí položek v záznamech. Časopisy jsou vždy uspořádány chronologicky, takže je velmi snadné určit, které transakce jsou spojeny s daným pracovním dnem, týdnem nebo jiným zúčtovacím obdobím. Naproti tomu uspořádání zápisů v účetní knize má více společného se seskupením podobných transakcí do konkrétních účtů pro účely vyhodnocení údajů pro interní finanční a účetní účely.

Různé účely časopisu a knihy také znamenají, že každá kniha je strukturována odlišně. Časopis bude často obsahovat stručný popis transakce, včetně data a umístění částky transakce do sloupce debet nebo kredit. Neexistuje žádný pokus o vyvážení transakcí zaznamenaných v deníku. Naproti tomu musí být položky účtů v účetní knize vždy vyrovnané.

Existuje určitý rozdíl v názorech na používání deníku i knihy. Jedna škola myšlenek si myslí, že udržováním obou účetních knih je zlepšena možnost identifikovat chyby účtování, což je faktor, který se může velmi hodit, když a jak účty v účetní knize nevyvažují. Kromě toho je deník často snáze přijímán jako důkaz před soudem, a to díky přímému procesu používanému k zaznamenávání transakcí v chronologickém pořadí. Jiný přístup zastává názor, že vedení deníku je volitelné, zatímco vedení účetní knihy je pro úkol sledování finančních transakcí společnosti zásadní, a to i pokud jde o uspořádání účtů, aby bylo možné přesně vypočítat a zaplatit daně.