Wie führe ich eine Bestandsaufnahme durch?
Im Rahmen eines Geschäftsjahresendprozesses müssen Unternehmen mit physischen Vermögenswerten in der Regel eine Bestandsaufnahme durchführen. Der Zweck einer Bestandsaufnahme von Vermögenswerten besteht darin, den Standort aller im Jahresabschluss aufgeführten Vermögenswerte physisch zu zählen und zu dokumentieren. Dieser Prozess wird als Teil der Vorbereitungen angesehen, die jedes Jahr zum Ende erforderlich sind, und ist in der Regel drei bis vier Wochen vor dem tatsächlichen Jahresende geplant.
Es gibt vier Elemente, die normalerweise in einem Anlageninventar vorkommen müssen: Überprüfung der Anlagenliste aus den Finanzunterlagen, physische Überprüfung jeder Anlage, Feststellung, ob sich die Bewertung ändern muss, und Hinzufügen neuer Anlagen. Dieser Prozess kann einfach oder komplex sein, abhängig von der Anzahl der Assets und ihrem relativen Standort. Es ist wichtig zu beachten, dass dieses Inventar von internen Mitarbeitern oder von Dritten erstellt werden kann. Der wichtigste Teil dieses Inventars besteht darin, sicherzustellen, dass jeder Artikel physisch inspiziert wird.
Ein erster Schritt bei der Bestandsaufnahme von Vermögenswerten ist die Überprüfung der Liste der Vermögenswerte, die im Jahresabschluss des Vorjahres enthalten waren. Alle Gegenstände, die im Laufe des Jahres entsorgt oder demontiert wurden, sollten von der Liste gestrichen werden. Eine Kopie der Anweisung und Bewertung des Artikels zu diesem Zeitpunkt sollte der Datei hinzugefügt werden.
Der nächste Schritt besteht darin, die Assets nach physischem Standort zu organisieren, um eine Inspektion vorzubereiten. Zur Vorbereitung sollte eine Inventarliste erstellt werden. Jedem Artikel sollte eine eindeutige Nummer und eine Methode zum Anzeigen, dass der Artikel in das Inventar aufgenommen wurde, zugewiesen werden. Einige Firmen verwenden Aufkleber, während andere ein System zum Scannen von Strichcodes verwenden, um die Aufzeichnungen zu aktualisieren.
Es gibt zwei Elemente, die normalerweise während der Bestandsaufnahme überprüft werden müssen: das Vorhandensein des Elements an dem angegebenen Ort und den Status des Elements. Wenn der Artikel beispielsweise beschädigt oder in einem schlechten Zustand ist, sollte er in der Inventarliste angegeben werden. Dies kann zu einer geringeren Bewertung des Artikels führen.
Alle neuen Vermögenswerte, die im Laufe des Jahres gekauft oder erworben wurden, müssen in die Bestandsliste aufgenommen werden. Zu berücksichtigende Details sind die Klassifizierung, Beschreibung, der Standort und die Bewertung der Vermögenswerte. Alle Gegenstände, die gekauft, aber noch nicht vor Ort gekauft wurden, können aus der Vermögensliste ausgeschlossen werden, sofern ihr Wert nicht in der Vermögensbewertung im Jahresabschluss enthalten ist.