Jak wykonać zapasy aktywów?
W ramach procesu na koniec roku budżetowego firmy z aktywami fizycznymi zwykle są zobowiązane do wypełnienia zapasów aktywów. Celem zapasów aktywów jest fizyczne liczenie i udokumentowanie lokalizacji wszystkich aktywów wymienionych w sprawozdaniu finansowym. Proces ten jest uważany za część przygotowania wymaganego każdego roku i zazwyczaj zaplanowano trzy do czterech tygodni przed faktycznym zakończeniem roku.
Istnieją cztery elementy, które zwykle muszą wystąpić w zapleczu aktywów: przegląd listy aktywów z dokumentacji finansowej, fizycznie sprawdź każdy aktywa, określ, czy wycena musi się zmienić i dodać dowolne nowe zasoby. Proces ten może być prosty lub złożony, w zależności od liczby aktywów i ich względnej lokalizacji. Należy zauważyć, że ten zapas może zostać wykonany przez personel wewnętrzny lub przez stronę trzecią. Najważniejszą częścią tego ekwipunku jest upewnienie się, że każdy element jest fizycznie sprawdzony.
Pierwszym krokiem w zapasie aktywów jest przegląd listy aktywówktóre zostały uwzględnione w sprawozdaniach finansowych z poprzedniego roku. Wszystkie przedmioty, które zostały usunięte lub zdemontowane w ciągu roku, powinny zostać usunięte z listy. Kopia instrukcji i wyceny elementu na tym etapie należy dodać do pliku.
Następnym krokiem jest zorganizowanie aktywów według fizycznej lokalizacji w ramach przygotowań do inspekcji. Aby przygotować, należy zorganizować listę zapasów. Każdy element powinien zostać wydany unikalny numer i metodę wskazania, że element został zawarty w zapasie. Niektóre firmy używają naklejek, podczas gdy inne używają systemu skanowania kodu kreskowego do aktualizacji rekordów.
Istnieją dwa elementy, które zwykle należy sprawdzić podczas zapasów aktywów: istnienie elementu w wskazanej lokalizacji i stan elementu. Na przykład, jeśli element jest zepsuty lub zrujnowany, należy go wskazać na liście zapasów. Ten may powoduje zmniejszenie wyceny elementu.
Wszelkie nowe aktywa, które zostały zakupione lub nabyte w ciągu roku, muszą zostać dodane do listy zapasów aktywów. Szczegóły, które należy uwzględnić, to klasyfikacja aktywów, opis, lokalizacja i wycena. Wszelkie przedmioty, które są zakupione, ale jeszcze nie w lokalu, mogą być wykluczone z listy aktywów, o ile ich wartość nie jest uwzględniona w wycenie aktywów w sprawozdaniach finansowych.