Jak przeprowadzić inwentaryzację zasobów?

W ramach procesu na koniec roku obrotowego firmy posiadające aktywa rzeczowe są zazwyczaj zobowiązane do przeprowadzenia inwentaryzacji aktywów. Inwentaryzacja aktywów ma na celu fizyczne policzenie i udokumentowanie lokalizacji wszystkich aktywów wymienionych w sprawozdaniu finansowym. Ten proces jest uważany za część przygotowania wymaganego każdego roku i zwykle jest planowany na trzy do czterech tygodni przed faktycznym końcem roku.

Istnieją cztery elementy, które zwykle muszą wystąpić w inwentarzu aktywów: przegląd listy aktywów z dokumentacji finansowej, fizyczna inspekcja każdego składnika aktywów, ustalenie, czy wycena musi się zmienić, i dodanie nowych aktywów. Proces ten może być prosty lub złożony, w zależności od liczby zasobów i ich względnej lokalizacji. Ważne jest, aby pamiętać, że inwentaryzację tę mogą wypełnić pracownicy wewnętrzni lub osoby trzecie. Najważniejszą częścią tego ekwipunku jest upewnienie się, że każdy przedmiot jest fizycznie sprawdzony.

Pierwszym krokiem w inwentaryzacji aktywów jest przegląd listy aktywów, które zostały uwzględnione w sprawozdaniach finansowych za poprzedni rok. Wszystkie przedmioty, które zostały zutylizowane lub zdemontowane w ciągu roku, powinny zostać usunięte z listy. Kopię instrukcji i wyceny przedmiotu na tym etapie należy dodać do pliku.

Następnym krokiem jest uporządkowanie zasobów według fizycznej lokalizacji w ramach przygotowań do kontroli. W celu przygotowania należy zorganizować listę zapasów. Każdej pozycji należy nadać niepowtarzalny numer i metodę wskazania, że ​​pozycja została uwzględniona w ekwipunku. Niektóre firmy używają naklejek, podczas gdy inne używają systemu skanowania kodów kreskowych do aktualizacji zapisów.

Istnieją dwa elementy, które zwykle muszą zostać sprawdzone podczas inwentaryzacji zasobów: istnienie elementu we wskazanej lokalizacji oraz stan elementu. Na przykład, jeśli przedmiot jest zepsuty lub uszkodzony, powinien zostać wskazany na liście ekwipunku. Może to spowodować obniżenie wyceny przedmiotu.

Wszelkie nowe aktywa, które zostały zakupione lub nabyte w ciągu roku, muszą zostać dodane do listy zapasów aktywów. Szczegóły, które należy uwzględnić, to klasyfikacja aktywów, opis, lokalizacja i wycena. Wszelkie przedmioty, które zostały zakupione, ale jeszcze nie w lokalu, można wykluczyć z listy aktywów, o ile ich wartość nie jest uwzględniona w wycenie aktywów w sprawozdaniu finansowym.