¿Cómo realizo un inventario de activos?
Como parte de un proceso de fin de año financiero, las empresas con activos físicos generalmente deben completar un inventario de activos. El propósito de un inventario de activos es contar físicamente y documentar la ubicación de todos los activos que figuran en el estado financiero. Este proceso se considera parte de la preparación requerida cada año, y generalmente está programado de tres a cuatro semanas antes del final de año real.
Hay cuatro elementos que generalmente deben ocurrir en un inventario de activos: revisión de la lista de activos de los registros financieros, inspeccionar físicamente cada activo, determinar si la valoración debe cambiar y agregar cualquier nuevo activo. Este proceso puede ser simple o complejo, dependiendo de la cantidad de activos y su ubicación relativa. Es importante tener en cuenta que este inventario puede ser completado por el personal interno o por un tercero. La parte más importante de este inventario es garantizar que cada elemento sea inspeccionado físicamente.
Un primer paso en un inventario de activos es revisar la lista de activosque fueron incluidos en los estados financieros del año anterior. Todos los elementos que fueron eliminados o desmantelados durante el año deben eliminarse de la lista. Se debe agregar una copia de la instrucción y la valoración del elemento en esa etapa al archivo.
El siguiente paso es organizar los activos por ubicación física en preparación para una inspección. Para prepararse, se debe organizar una lista de inventario. Cada elemento debe emitirse un número único y un método para indicar que el elemento ha sido incluido en el inventario. Algunas empresas usan pegatinas, mientras que otras usan un sistema de escaneo de códigos de barras para actualizar los registros.
Hay dos elementos que generalmente deben verificarse durante el inventario de activos: la existencia del artículo en la ubicación indicada y el estado del artículo. Por ejemplo, si el elemento está roto o está en mal estado, debe indicarse en la lista de inventario. Esta may da como resultado una valoración disminuida del artículo.
Los activos nuevos que se compraron o adquirieron durante el año debe agregarse a la lista de inventario de activos. Los detalles que se incluirán son la clasificación de activos, la descripción, la ubicación y la valoración. Cualquier artículo que se compre pero que aún no está en las instalaciones puede excluirse de la lista de activos, siempre que su valor no esté incluido en la valoración de los activos en los estados financieros.