Hoe voer ik een inventaris van activa uit?

Als onderdeel van een proces aan het einde van het boekjaar moeten bedrijven met fysieke activa doorgaans een inventaris van activa voltooien. Het doel van een inventaris van activa is om fysiek de locatie te tellen en te documenteren van alle activa die op de jaarrekening worden vermeld. Dit proces wordt beschouwd als onderdeel van de voorbereiding die elk jaar wordt vereist en is meestal gepland drie tot vier weken voor het feitelijke einde van het jaar.

Er zijn vier items die normaal gesproken in een inventaris van activa moeten voorkomen: beoordeling van de activalijst uit de financiële administratie, fysiek elk actief inspecteren, bepalen of de waardering moet veranderen en nieuwe activa toevoegen. Dit proces kan eenvoudig of complex zijn, afhankelijk van het aantal activa en hun relatieve locatie. Het is belangrijk op te merken dat deze inventaris kan worden ingevuld door interne medewerkers of door een derde partij. Het belangrijkste onderdeel van deze inventaris is ervoor te zorgen dat elk artikel fysiek wordt geïnspecteerd.

Een eerste stap in een inventaris van activa is het herzien van de lijst van activa die in de financiële overzichten van het voorgaande jaar waren opgenomen. Alle items die gedurende het jaar zijn verwijderd of gedemonteerd, moeten uit de lijst worden verwijderd. Een kopie van de instructie en waardering van het artikel in dat stadium moet aan het bestand worden toegevoegd.

De volgende stap is om de activa op fysieke locatie te organiseren ter voorbereiding op een inspectie. Ter voorbereiding moet een inventarislijst worden georganiseerd. Elk item moet een uniek nummer krijgen en een methode om aan te geven dat het item in de inventaris is opgenomen. Sommige bedrijven gebruiken stickers, terwijl anderen een systeem van barcodescanning gebruiken om de records bij te werken.

Er zijn twee items die meestal moeten worden gecontroleerd tijdens de inventaris van de activa: het bestaan ​​van het item op de aangegeven locatie en de status van het item. Als het artikel bijvoorbeeld kapot is of in verval is, moet dit worden aangegeven in de inventarislijst. Dit kan leiden tot een lagere waardering van het artikel.

Nieuwe activa die in de loop van het jaar zijn gekocht of verworven, moeten aan de inventarislijst worden toegevoegd. Details die moeten worden opgenomen, zijn de activaclassificatie, beschrijving, locatie en waardering. Alle items die zijn gekocht maar nog niet in het pand aanwezig zijn, kunnen van de activumlijst worden uitgesloten, zolang hun waarde niet is opgenomen in de activawaardering op de jaarrekening.