Hoe voer ik een activa -inventaris uit?
Als onderdeel van een eindproces voor het jaar, zijn bedrijven met fysieke activa meestal verplicht om een activa-inventaris te voltooien. Het doel van een activa -inventaris is om de locatie van alle activa op de financiële overzichten fysiek te tellen en te documenteren. Dit proces wordt beschouwd als onderdeel van de voorbereiding die elk jaar einde vereist is en is meestal gepland drie tot vier weken vóór het werkelijke einde van het jaar.
Er zijn vier items die doorgaans moeten plaatsvinden in een activa -inventaris: beoordeling van de activa -lijst uit financiële gegevens, inspecteer fysiek elke activa, inspecteer elke activa en voeg een waardering te wijzigen en voegt u nieuwe activa toe. Dit proces kan eenvoudig of complex zijn, afhankelijk van het aantal activa en hun relatieve locatie. Het is belangrijk op te merken dat deze inventaris kan worden voltooid door intern personeel of door een derde partij. Het belangrijkste onderdeel van deze inventaris is om ervoor te zorgen dat elk item fysiek wordt geïnspecteerd.
Een eerste stap in een activa -inventaris is het bekijken van de lijst met activadie werden opgenomen in de financiële overzichten van het voorgaande jaar. Alle items die gedurende het jaar zijn verwijderd of ontmanteld moeten worden verwijderd uit de lijst. Een kopie van de instructie en waardering van het item in dat stadium moet aan het bestand worden toegevoegd.
De volgende stap is het organiseren van de activa op fysieke locatie ter voorbereiding op een inspectie. Om zich voor te bereiden, moet een voorraadlijst worden georganiseerd. Elk item moet een uniek nummer en een methode krijgen om aan te geven dat het artikel in de inventaris is opgenomen. Sommige bedrijven gebruiken stickers, terwijl anderen een systeem van barcodescannen gebruiken om de records bij te werken.
Er zijn twee items die meestal moeten worden gecontroleerd tijdens de inventaris van de activa: het bestaan van het item op de aangegeven locatie en de status van het item. Als het item bijvoorbeeld is verbroken of in verval is, moet dit worden aangegeven op de voorraadlijst. Deze may resulteert in een verlaagde waardering van het item.
Alle nieuwe activa die gedurende het jaar zijn gekocht of verworven, moeten worden toegevoegd aan de lijst met activa -inventarisatie. Details die moeten worden opgenomen, zijn de activaclassificatie, beschrijving, locatie en waardering. Alle items die worden gekocht maar nog niet op het terrein kunnen worden uitgesloten van de activielijst, zolang hun waarde niet is opgenomen in de activawaardering op de financiële overzichten.