Hvordan utfører jeg et inventarbeholdning?

Som en del av en prosess ved utgangen av året, er selskaper med fysiske eiendeler vanligvis pålagt å fullføre et varelager. Formålet med et varelager er å fysisk telle og dokumentere plasseringen av alle eiendeler som er oppført i årsregnskapet. Denne prosessen anses som en del av forberedelsene som kreves for hvert års slutt, og er vanligvis planlagt tre til fire uker før den faktiske slutten av året.

Det er fire elementer som vanligvis må forekomme i en eiendelsbeholdning: gjennomgang av aktivelisten fra økonomiske poster, inspisere hver eiendel fysisk, bestemme om verdsettelsen må endres og legge til nye eiendeler. Denne prosessen kan være enkel eller kompleks, avhengig av antall eiendeler og deres relative beliggenhet. Det er viktig å merke seg at denne beholdningen kan fullføres av internt personell eller av en tredjepart. Den viktigste delen av dette inventaret er å sikre at hver vare blir fysisk inspisert.

Et første trinn i en eiendelsbeholdning er å gjennomgå listen over eiendeler som ble inkludert i årsregnskapet fra året før. Alle gjenstandene som ble kastet eller demontert i løpet av året, bør fjernes fra listen. En kopi av instruksjonen og verdsettelsen av varen på det stadiet bør legges til filen.

Neste trinn er å organisere eiendelene etter fysisk beliggenhet som forberedelse til en inspeksjon. For å kunne utarbeide bør det være organisert en inventarliste. Hver vare skal få et unikt nummer og en metode for å indikere at varen er inkludert i varelageret. Noen firmaer bruker klistremerker, mens andre bruker et system med strekkodeskanning for å oppdatere postene.

Det er to elementer som vanligvis må sjekkes under eiendelens inventar: eksistensen av varen på det angitte stedet, og varens tilstand. For eksempel, hvis varen er ødelagt eller er i forfall, bør den angis på inventarlisten. Dette kan føre til en redusert verdsettelse av varen.

Eventuelle nye eiendeler som ble kjøpt eller anskaffet i løpet av året, må legges til inventarlisten. Detaljer som skal inkluderes er eiendelsklassifisering, beskrivelse, beliggenhet og verdsettelse. Eventuelle gjenstander som er kjøpt, men som ennå ikke er i lokalene, kan ekskluderes fra aktivelisten, så lenge verdien ikke er inkludert i verdivurderingen i årsregnskapet.