Hvordan utfører jeg et aktivabeholdning?

Som en del av en finansiell årsaksprosess, er selskaper med fysiske eiendeler vanligvis pålagt å fullføre et aktivabeholdning. Hensikten med et aktivabeholdning er å fysisk telle og dokumentere plasseringen av alle eiendeler som er oppført i regnskapet. Denne prosessen anses som en del av forberedelsene som kreves hver år, og er typisk planlagt tre til fire uker før den faktiske slutten av året.

Det er fire elementer som vanligvis må oppstå i en aktivabeholdning: Gjennomgang av aktivalisten fra økonomiske poster, fysisk inspisere hver eiendel, bestemme om verdsettelse må endres, og legge til noen nye eiendeler. Denne prosessen kan være enkel eller kompleks, avhengig av antall eiendeler og deres relative beliggenhet. Det er viktig å merke seg at denne varelageret kan fullføres av interne ansatte eller av en tredjepart. Den viktigste delen av dette varelageret er å sikre at hver vare fysisk blir inspisert.

Et første trinn i et aktivabeholdning er å gjennomgå listen over eiendelersom ble inkludert i årsregnskapet fra året før. Alle varene som ble avhendet eller demontert i løpet av året, skulle fjernes fra listen. En kopi av instruksjonen og verdsettelsen av varen på det stadiet skal legges til filen.

Neste trinn er å organisere eiendelene etter fysisk beliggenhet som forberedelse til en inspeksjon. For å utarbeide, bør en vareliste organiseres. Hvert element skal utstedes et unikt nummer og en metode for å indikere at varen er inkludert i varelageret. Noen firmaer bruker klistremerker mens andre bruker et system med strekkodeskanning for å oppdatere postene.

Det er to elementer som vanligvis må sjekkes under eiendelsbeholdningen: eksistensen av varen på det angitte stedet, og tilstanden til varen. For eksempel, hvis varen er ødelagt eller i forfall, bør det angis på varelisten. Denne may resultere i en redusert verdsettelse av varen.

Eventuelle nye eiendeler som ble kjøpt eller anskaffet i løpet av året, må legges til på plasseringslisten. Detaljer som skal inkluderes er aktivaklassifisering, beskrivelse, beliggenhet og verdsettelse. Eventuelle varer som er kjøpt, men som ennå ikke