Hoe kies ik de beste open source-factuursoftware?
Open source factuursoftware is een haalbare optie voor veel kleine bedrijven en onafhankelijke contractanten, vooral wanneer ze voor het eerst worden geïntroduceerd en het geld voor software enigszins beperkt is. Deze open source-oplossingen bieden vaak alle tools die nodig zijn om basisfacturen te maken die kunnen worden afgedrukt en per post naar klanten kunnen worden verzonden of als documenten aan e-mails kunnen worden toegevoegd. Bij het overwegen van de verschillende opties voor open source-factuursoftware is het belangrijk om factoren als functionaliteit, gebruiksgemak en de mogelijkheid om gegevens relatief eenvoudig naar andere systemen te importeren en exporteren in overweging te nemen.
Een van de belangrijkste factoren waarmee u rekening moet houden bij elke open source-toepassing is het scala aan functies dat beschikbaar is met de software. In het ideale geval wilt u open source factuursoftware selecteren waarmee u de sjabloon kunt aanpassen en informatie kunt toevoegen, zoals de bedrijfsnaam, een "remit to" -adres en contactgegevens. U wilt ook gaan met een applicatie die het berekenen van het verschuldigde bedrag enigszins eenvoudig maakt. Een open source-tool waarmee u bijvoorbeeld de hoeveelheid en de prijs per eenheid voor een regelitem kunt invoeren en vervolgens de software het totale bedrag voor dat artikel kunt laten berekenen, is zeer nuttig. Richt u op toepassingen waarmee u eenvoudig details van regelitems kunt invoeren, zoals productbeschrijvingen, en waarmee u tabellen kunt maken zodat gegevens op een later tijdstip kunnen worden opgehaald.
Een paar andere functies in de open source factuursoftware dragen bij aan de waarde van het programma voor uw bedrijf. De mogelijkheid om de factuur op te slaan in een indeling die klanten gemakkelijk kunnen openen en tegelijkertijd wijzigingen in de factuur door onbevoegd personeel te voorkomen, is erg belangrijk. Bovendien moet de toepassing u in staat stellen klantprofielen te maken die basisinformatie bevatten, zoals prijzen voor verschillende services, klantnamen en adressen, en zelfs e-mailadressen. Wanneer dit detail is gekoppeld aan specifieke codes die in het systeem zijn gemaakt, kan dit helpen bij het verkorten van de gegevensinvoertijd, omdat de informatie wordt opgehaald en ingevuld wanneer u een nieuwe factuur voor die klant begint te maken.
Naast functionaliteit wilt u ook open source factuursoftware waarmee u eenvoudig gegevens kunt invoeren, zonder dat u veel stappen hoeft te doorlopen om een factuur te voltooien. De verplaatsing van het ene sjabloonveld naar het volgende moet eenvoudig en vloeiend zijn, zodat de gegevens in een efficiënt tempo kunnen worden ingevoerd. Idealiter zou het niet erg lang moeten duren om een factuursjabloon te maken, de velden aan te passen en die sjabloon te kunnen gebruiken om facturen te maken.
De mogelijkheid om informatie uit andere databases op te halen en in het open source factuursoftware te laden, is ook een pluspunt. De mogelijkheid om te communiceren met klantgegevens in een spreadsheet of in een verkoopdatabase betekent bijvoorbeeld het minimaliseren van de noodzaak om klantprofielen te maken en prijzen helemaal opnieuw in te voeren. Dit aspect kan veel tijd besparen, vooral als uw bedrijf begint te groeien en een gestage stroom nieuwe klanten krijgt. Met een aantal verschillende open source factuursoftware-opties die direct beschikbaar zijn, kunnen kleinere bedrijven gemakkelijk een lijst maken van welke functies en functies nodig zijn, en vervolgens ten minste een paar open source-applicaties identificeren die aan deze behoeften voldoen.