Wie wähle ich die beste Open Source-Rechnungssoftware aus?
Open-Source-Rechnungssoftware ist eine praktikable Option für viele kleine Unternehmen und unabhängige Auftragnehmer, insbesondere wenn sie zum ersten Mal gestartet werden und das Geld für Software etwas begrenzt ist. Diese Open-Source-Lösungen bieten häufig alle Tools, die zum Erstellen grundlegender Rechnungen erforderlich sind, die gedruckt und per Post an Kunden gesendet oder als Dokumente an E-Mails angehängt werden können. Wenn Sie die verschiedenen Optionen für Open Source-Rechnungssoftware in Betracht ziehen, müssen Sie Faktoren wie Funktionalität, Benutzerfreundlichkeit und die Möglichkeit berücksichtigen, Daten relativ einfach in andere Systeme zu importieren und zu exportieren.
Einer der wichtigsten Faktoren, die bei Open Source-Anwendungen berücksichtigt werden müssen, ist der Funktionsumfang der Software. Idealerweise möchten Sie eine Open-Source-Rechnungssoftware auswählen, mit der Sie die Vorlage anpassen und Informationen wie den Firmennamen, eine Adresse für die Auftragserteilung und Kontaktinformationen hinzufügen können. Sie möchten auch eine Anwendung verwenden, mit der die Berechnung des fälligen Betrags etwas vereinfacht wird. Sehr hilfreich ist beispielsweise ein Open-Source-Tool, mit dem Sie die Menge und den Preis pro Einheit für eine Position eingeben und dann den Gesamtbetrag für diese Position von der Software berechnen lassen können. Konzentrieren Sie sich auf Anwendungen, mit denen Einzelpostendetails wie Produktbeschreibungen einfach eingegeben werden können, und erstellen Sie Tabellen, damit die Daten zur späteren Verwendung abgerufen werden können.
Einige andere Funktionen, die in der Open Source-Rechnungssoftware enthalten sind, steigern den Wert des Programms für Ihr Unternehmen. Die Möglichkeit, die Rechnung in einem Format zu speichern, das Kunden problemlos öffnen können, und gleichzeitig zu verhindern, dass nicht autorisiertes Personal Änderungen an der Rechnung vornimmt, ist sehr wichtig. Darüber hinaus sollten Sie in der Anwendung Kundenprofile erstellen können, in denen grundlegende Informationen wie die Preisgestaltung für verschiedene Dienste, Kundennamen und -adressen sowie E-Mail-Adressen erfasst werden. Wenn dieses Detail mit bestimmten Codes verknüpft ist, die im System erstellt wurden, kann dies dazu beitragen, die Dateneingabe zu verkürzen, da die Informationen abgerufen und erfüllt werden, sobald Sie eine neue Rechnung für diesen Kunden erstellen.
Neben der Funktionalität möchten Sie auch eine Open-Source-Rechnungssoftware, mit der Sie Daten einfach eingeben können, ohne viele Schritte für die Rechnungserstellung ausführen zu müssen. Die Bewegung von einem Vorlagenfeld zum nächsten sollte einfach und flüssig sein, damit die Daten in einem effizienten Tempo eingegeben werden können. Im Idealfall sollte es nicht allzu lange dauern, eine Rechnungsvorlage zu erstellen, die Felder anzupassen und diese Vorlage zum Erstellen von Rechnungen zu verwenden.
Die Möglichkeit, Informationen aus anderen Datenbanken abzurufen und in die Open-Source-Rechnungssoftware zu laden, ist ebenfalls von Vorteil. Die Möglichkeit, mit Kundendaten zu interagieren, die sich in einer Tabelle oder in einer Verkaufsdatenbank befinden, minimiert beispielsweise die Notwendigkeit, Kundenprofile zu erstellen und die Preise von Grund auf neu einzugeben. Dieser Aspekt kann viel Zeit sparen, insbesondere wenn Ihr Unternehmen langsam wächst und stetig neue Kunden gewinnt. Mit einer Reihe von verschiedenen Open-Source-Rechnungssoftwareoptionen können kleinere Unternehmen auf einfache Weise eine Liste der erforderlichen Features und Funktionen erstellen und dann mindestens ein paar Open-Source-Anwendungen identifizieren, die diese Anforderungen erfüllen.