Wat is een elektronische referentiebibliotheek?
Een elektronische referentiebibliotheek is een verzameling informatie uit verschillende bronnen die in digitale vorm wordt verzameld en opgeslagen, waardoor toegang tot de bronnen en informatie vanaf een computer of ander elektronisch apparaat mogelijk is. Er zijn verschillende redenen waarom een elektronische referentiebibliotheek kan worden gebruikt in plaats van fysieke boeken en papieren op te slaan. Deze omvatten beperkte ruimte voor fysieke boeken, vereisten voor toegang op afstand of grootschalige toegang tot de bronnen en frequente updates van informatie die inefficiënt of onpraktisch zou zijn voor gedrukte materialen. De elektronische referentiebibliotheek kan worden gehost op een computerserver, waardoor netwerk- of internettoegang mogelijk is, of kan worden gecomprimeerd op een reeks compactdiscs (CD's) voor gebruik op een personal computer.
Een gebruik voor een elektronische referentiebibliotheek is het archiveren van boeken in een fysieke bibliotheek. Boeken kunnen digitaal worden gescand en opgeslagen als werkelijke afbeeldingen van de pagina's, zoals wenselijk kan zijn met verlichte manuscripten, of gescand en geconverteerd naar gewone tekst met software voor optische tekenherkenning. De boeken kunnen worden opgeslagen op een server die toegankelijk is vanuit de bibliotheek of erbuiten via internet. Dit heeft het voordeel dat boeken permanent worden opgeslagen zonder enig risico van verlies, omdat de digitale bestanden niet zullen verslechteren en niet verloren of gestolen kunnen worden. Het kan ook ruimte besparen in een bibliotheek en mogelijk informatie verstrekken aan andere bibliotheken via een groter netwerk.
Een ander gebruik voor een elektronische referentiebibliotheek is om toegang te bieden tot documenten of papieren die regelmatig worden bijgewerkt en door veel verschillende mensen worden geopend. Met een centrale digitale locatie voor de documenten zal iedereen die de server op afstand gebruikt exact dezelfde informatie bekijken. Dit verwijdert problemen zoals het fysiek of anderszins bijwerken van binders of ander gedrukt materiaal telkens wanneer een wijziging wordt aangebracht, waardoor wordt voorkomen dat belangrijke updates onopgemerkt blijven of worden vertraagd.
De term "elektronische referentiebibliotheek" wordt ook commercieel gebruikt om te verwijzen naar een CD die een of meer digitale versies van boeken bevat. Deze cd's zijn meestal goedkoper dan het kopen van de afzonderlijke boeken in gedrukte vorm. Er zijn verschillende voordelen voor zowel de consument als het bedrijf dat de referentie-CD produceert. In de eerste plaats kan het ruimte besparen en kan een persoon een grote hoeveelheid informatie in een zeer kleine, lichtgewicht vorm meenemen.
Verschillende hogescholen en universiteiten maken gebruik van een elektronische referentiebibliotheek om documenten zoals academische papers en studentenpublicaties beschikbaar te houden voor studenten en faculteiten. De informatie is digitaal, dus er is geen complex fysiek archiefsysteem of ruimte nodig om oude publicaties op te slaan. Een elektronische referentiebibliotheek kan ook gedetailleerde zoekopdrachten van duizenden documenten in slechts enkele seconden toestaan.