Wat is workflowsoftware?
Met workflowsoftware kan een computer zijn hoogste potentieel bereiken: werk voor de gebruiker zodat hij of zij andere belangrijke taken kan uitvoeren. Deze software heeft vele functies en enkele van de meest bekende doen enkele van de meest voorkomende computertaken.
Een van de voordelen van workflowsoftware is dat het gebruikerstijd kan helpen besparen door routines en subroutines te automatiseren waaraan hij anders tijd zou besteden, zoals gegevensinvoer en e-mailfiltering. De software kan worden geconfigureerd om gegevensinvoer zo te verwerken dat deze op de achtergrond wordt uitgevoerd, zodat de gebruiker zich kan concentreren op andere, belangrijkere taken. Hetzelfde geldt voor e-mailfiltering, het proces van het plaatsen van e-mailberichten in verschillende mappen volgens instructies die vooraf zijn geïnstalleerd of door de gebruiker zijn geïnstalleerd.
Retailers die gespecialiseerd zijn in online en / of telefonische bestellingen van klanten, vinden vaak veel leuk in workflowsoftware. Dit soort applicaties kan normaal tijdrovende taken automatiseren, zoals orderverwerking, terugbetalingen en het volgen van goederen. Het kan worden geconfigureerd om dergelijke taken uit te voeren en te garanderen dat alle gegevens op de juiste plaatsen terechtkomen. Dit is een bijkomend voordeel van het gebruik van de software: de mogelijkheid om menselijke fouten te voorkomen die onvermijdelijk opduiken in bedrijfsgerelateerde taken.
Met de groeiende populariteit van elektronische communicatie verzenden en ontvangen steeds meer werknemers e-mails, faxen en digitale afbeeldingen. Scanners worden vaak gebruikt om dergelijke digitale bestanden te maken. Workflow-software kan hier ook helpen door het scan- en verzendproces te automatiseren. Een gebruiker kan zijn of haar software hiervoor configureren door bijvoorbeeld een scanmap aan te wijzen en het programma te instrueren alles in de map te scannen en het resultaat bij een e-mail te voegen. In sommige gevallen kan een gebruiker de bestanden zelfs nummeren en overeenkomstige e-mailadressen aanwijzen, zodat hij of zij geen tijd hoeft te besteden aan het adresseren van elke afzonderlijke e-mail.
Een andere nuttige taak die door dit soort software wordt uitgevoerd, is bestandsconversie. Een van de meest populaire soorten bestandsconversie tegenwoordig is het maken van PDF-bestanden van zowat elk ander soort bestand. Adobe®, de maker van pdf, maakt software die precies dit soort automatisering mogelijk maakt; andere applicaties gemaakt door andere ontwikkelaars bieden dezelfde soort functionaliteit.