Wat zijn de verschillen tussen web- en videoconferenties?
Hoewel de twee termen soms door elkaar worden gebruikt, zijn web- en videoconferenties eigenlijk twee verschillende communicatieproducten. Hoewel beide producten video op een bepaalde manier kunnen gebruiken, hebben elk bepaalde toepassingen die ze bij uitstek geschikt maken voor specifieke situaties. De technologie die wordt gebruikt voor web- en videoconferenties is ook iets anders, iets waarmee rekening moet worden gehouden bij het kiezen van een vergadering waarbij een van beide producten kan worden gebruikt.
Videoconferentie is een hulpmiddel dat is ontworpen om precies te bieden wat de naam inhoudt. Doorgaans biedt dit type conferentie de mogelijkheid voor deelnemers die op twee of meer locaties zijn verzameld om elkaar tijdens een vergadering te zien en te horen. Dit type realtime verzamelen wordt normaal gesproken vergemakkelijkt door het gebruik van een videoconferentiebrug die zowel een audiosignaal als een live videostream kan ondersteunen. Afhankelijk van het niveau van verfijning van de betrokken videoapparatuur, kunnen zowel de moderator van de vergadering als de aanwezigen het kijkscherm splitsen om alle partijen tegelijkertijd te zien.
Een belangrijk verschil tussen web- en videoconferenties is de apparatuur die nodig is om een vergadering te houden. Hoewel sommige bedrijven hun eigen videoconferentieapparatuur onderhouden, kan dit een vrij dure aanpak zijn. Veel bedrijven zullen gebruik maken van lokaal beschikbare conferentiezalen, die meestal op een bepaald moment voorafgaand aan de live bijeenkomst een zogenaamde site-certificering uitvoeren. Dit is gewoon een test waarbij de aanbieder van de videoconferentie verbinding maakt met elk van de vergaderruimten om te controleren of de apparatuur compatibel is met de conferentiebrug die wordt gebruikt om de vergadering te orkestreren, zowel wat betreft de kwaliteit van de visuele overdracht als de audio duidelijkheid. Dit kan belangrijk zijn in een aantal scenario's, zoals het afleggen van een formele verklaring of het houden van een vergadering waarin de mogelijkheid om gezichten te zien net zo belangrijk is als de woorden die worden gesproken.
Webconferenties zijn een online tool die het mogelijk maakt om gegevens en audio-uitzendingen te delen als onderdeel van een vergadering. Die gegevens kunnen de vorm hebben van een soort video, maar kunnen ook het delen van documenten, spreadsheets en presentaties omvatten. Webconferenties bevatten bovendien vaak een breder scala aan tools die een moderator kan gebruiken om een vergadering te beheren. In tegenstelling tot videoconferenties is er meestal geen behoefte aan speciale apparatuur; een webconferentie kan worden bijgewoond met behulp van vrijwel elke computer met een internetverbinding en voldoende bronnen om de gegevensoverdracht te ondersteunen. Webconferenties kunnen audiostreaming via internet omvatten of gebruik maken van een onafhankelijke verbinding via een telefoonlijn.
Zowel web- als videoconferenties zijn haalbare zakelijke hulpmiddelen die ideaal zijn voor bepaalde toepassingen. Wanneer het visuele gedeelte live is, zoals bij het helpen van technici om een klant te helpen bij het repareren van een stuk machines vanaf een externe locatie, is de live videoconferentie essentieel. Tegelijkertijd werkt een webconferentie goed wanneer een presentatie wordt getoond of meerdere mensen op externe locaties tegelijkertijd aan een document kunnen samenwerken. Meestal is er ook een kostenverschil tussen web- en videoconferenties, waarbij de optie voor webconferenties de meer betaalbare optie is. Dit verandert snel omdat de kosten van videoconferenties en de benodigde apparatuur blijven dalen naarmate nieuwere technologie deze optie mogelijk maakt voor nog kleinere bedrijven.