Hvordan skal jeg gjennomføre medarbeidersamtaler?

Gjennomgang av ansatte skal være et opplysende møte for begge involverte parter. Ansattes anmeldelser, noen ganger kalt personalvurderinger , skal ikke være skremmende for verken arbeidstakeren eller arbeidsgiveren. For mange mennesker er det akkurat slik de blir sett på. Den vanligste feilen som ble gjort når du gjennomfører en medarbeidersamtale, er tidsplanen.

Tidsplanen du må huske på foregår før og under gjennomgangen. Hvor mange ganger i året du foretar anmeldelser vil spille en viktig faktor. Mange selskaper har ingen fastsatt tidsskala. Ansatte finner noen ganger en e-post som dukker inn i innboksen deres for å informere dem om at den aktuelle uken vil være en ansattes gjennomgangsuke.

For å optimalisere fordelene som kan oppnås ved medarbeidersamtaler, må du sette av en bestemt tid hvert år når vurderinger vil bli avholdt. På denne måten blir ikke de ansatte rammet av den plutselige frykten for en anmeldelse senere i uken. Du vil også gi de ansatte tid til å forberede seg tilstrekkelig til gjennomgangen.

Deretter bestemmer du hvor mange ganger i året du ønsker at ansattes anmeldelser skal finne sted. Noen selskaper vurderer bare en gang i året, og for noen store selskaper er dette hele tiden det er råd. Imidlertid foretar mange selskaper mini, uformelle medarbeidersamtaler en eller to ganger i året før den fastsatte ansattes vurderingsdato. Dette har fordelen av å kutte ned på tidspunktet for den formelle gjennomgangen. Noen anmeldelser som finner sted en gang i året har vært kjent å vare i opptil to timer, som begge parter har mye å si.

Minimedarbeideranmeldelser gir også ledere eller menneskelige ressurser en sjanse til å bli bedre kjent med ansatte. De viser også at ledelsen bryr seg om synspunktene til de ansatte og tar dem på alvor. Ansattes anmeldelser er ikke bare et sted å forhandle om lønn. Det bør være diskusjoner om arbeidsforhold, fremtidsutsikter i selskapet og eventuelle problemer som dukker opp for begge parter.

Når tidsskalaene er bestemt, er neste trinn å lage en liste over punkter som skal bringes frem ved gjennomgangen. Disse skal ikke begrenses til poeng som er gjort av den som gjennomfører gjennomgangen. Ansatte bør gis sjansen til å selvvurdere. Egenvurderingen kan gis til lederen før gjennomgangen. Dette gir tid til å undersøke alle punkter som den ansatte ønsker å bli dekket nærmere.

Ikke gjør listen over spørsmål involvert i medarbeidersamtalene for dyptgående. Mange ledere prøver å dekke alt i en anmeldelse. Dette er grunnen til at mini anmeldelser er nyttige. For mye tid brukt på ett punkt kan føre medarbeideranmeldelsen i feil retning og kan ta for mye tid.

Det er mange programvarepakker tilgjengelig for ledere som dekker de forskjellige synspunktene. Programvaren kan også fungere som en mal for å føre medarbeiders gjennomgangsposter.

Hold gjennomgangen semi uformell. Det skal ikke være noen skremming involvert på noen av sidene. På denne måten vil gjennomgangen være en gunstig og til og med en hyggelig tid. Betydningen av pågående vurderinger kan ikke understrekes nok. Hvis det skal bygges et godt arbeidsforhold mellom arbeidstaker og arbeidsgiver, er løpende medarbeidersamtaler et must.