Hva er en beredskapsavtale?
En beredskapsavtale er en type kontrakt som åpner for at spesifikke handlinger skal finne sted hvis en bestemt hendelse eller hendelseskjede skulle skje. Bestemmelsene som finnes i denne typen avtaler fungerer effektivt som en backupplan når en dekket hendelse finner sted og den vanlige og typiske prosessen som normalt blir fulgt av de involverte parter, ikke lenger er mulig. Bedrifter bruker ofte denne tilnærmingen som et middel til å forberede seg på muligheten for visse hendelser som kan true den fortsatte driften av virksomheten, noen ganger ved å bruke en serie leverandører som samtykker i å tilby visse varer eller tjenester dersom de vanlige leverandørene ikke kan oppfylle sine forpliktelser.
Tanken bak en beredskapsavtale er å forberede seg på en eller flere mulige hendelser som kan ha en negativ effekt hvis ingen slik plan ble satt på plass. For eksempel kan en leverandør av konferansesamtaler som håndterer all tjenestelevering til kunder fra et enkelt callcenter, inngå en avtale av denne typen med en lignende leverandør som et middel til å sikre at service til kunder ikke blir avbrutt i tilfelle call center er deaktivert på grunn av en slags naturkatastrofe. Vilkårene i beredskapsavtalen vil videreføre prosessen der overføringen av klientdata ville finne sted, inkludert omdirigering av konferansenummer fra telekonferansebroene til det berørte selskapet til den sekundære leverandøren. Ofte vil betingelsene i avtalen også adressere prosesser for overføring av numrene tilbake når det opprinnelige telefonsentralen var i gang igjen.
En beredskapsavtale kan brukes i en rekke applikasjoner. For eksempel kan en forbruker som ønsker å bygge et nytt hjem, kontrakt med en arkitekt for å komme med et design. Betaling for arkitektenes innsats kan være betinget av at forbrukeren får et lån for å finansiere selve konstruksjonen. Skulle ikke lånet bli godkjent, blir ikke arkitekten kompensert og opprettholder kontrollen over planene, og det står fritt til å bruke dem i et annet prosjekt på et senere tidspunkt.
Det er ikke uvanlig at selskaper oppretter en beredskapsavtale med en sekundær leverandør av noe råstoff som er avgjørende for å fortsette driften av produksjonsprosessen. Her vil vilkårene ofte spesifisere at hvis den primære leverandøren ikke er i stand til å fylle en ventende ordre, vil den sekundære leverandøren overta kontrollen over den ordren og levere nødvendige materialer før fristen som er angitt i ordren. Denne tilnærmingen gjør det mulig å unngå kostbare forsinkelser i produksjonen som påvirker selskapets sluttlinje, og muligens kan skade forholdet mellom selskapet og dets kundegrunnlag.