Vad är ett beredskapsavtal?

Ett beredskapsavtal är en typ av kontrakt som föreskriver att specifika åtgärder ska äga rum om att en viss händelse eller kedja av händelser skulle ske. Bestämmelserna i denna typ av avtal fungerar effektivt som en reservplan när en täckt händelse äger rum och den vanliga och typiska processen som normalt följs av de berörda parterna är inte längre möjlig. Företag använder ofta detta tillvägagångssätt som ett sätt att förbereda sig för möjligheten till vissa händelser som kan hota verksamhetens fortsatta drift, ibland genom att använda en serie leverantörer som går med på att tillhandahålla vissa varor eller tjänster om de vanliga leverantörerna inte kan uppfylla sina skyldigheter.

Tanken bakom ett beredskapsavtal är att förbereda sig för en eller flera möjliga händelser som kan ha en negativ effekt om ingen sådan plan infördes. Till exempel kan en konferenssamtalleverantör som hanterar all tjänsteleverans till kunder från ett enda callcenter ingå ett avtal av denna typ med en liknande leverantör som ett sätt att se till att service till kunder inte avbryts i händelse av att callcenteret är inaktiverad på grund av någon typ av naturkatastrof. Villkoren i beredskapsavtalet skulle gå vidare för att beskriva processen varigenom överföring av klientdata skulle ske, inklusive omdirigering av konferensnummer från telekonferensbroarna i det drabbade företaget till den sekundära leverantören. Ofta skulle villkoren i avtalet också behandla processer för överföring av numren tillbaka när det ursprungliga callcenteret var igång igen.

Ett beredskapsavtal kan användas i ett antal ansökningar. Till exempel kan en konsument som vill bygga ett nytt hem avtala med en arkitekt för att komma med en design. Betalning för arkitektens ansträngningar kan bero på att konsumenten får ett lån för att finansiera den faktiska konstruktionen. Om lånet inte godkänns, kompenseras inte arkitekten och behåller kontrollen över planerna, och det är fritt att använda dem i ett annat projekt vid ett senare tillfälle.

Det är inte ovanligt att företag upprättar ett beredskapsavtal med en sekundär leverantör av en del råmaterial som är avgörande för den fortsatta driften av tillverkningsprocessen. Här anger villkoren ofta att om den primära leverantören inte kan fylla en pågående order, kommer den sekundära leverantören att ta kontroll över den beställningen och leverera nödvändigt material innan den tidsfrist som anges i ordern. Detta tillvägagångssätt gör det möjligt att undvika kostsamma förseningar i produktionen som negativt påverkar företagets slutlinje och kan eventuellt skada relationerna mellan företaget och dess kundbas.