Hva er en distribusjonspolicy?
En distribusjonspolicy bestemmer hvordan og hvor informasjon og produkter skal distribueres både i og utenfor en organisasjon. Det er formulert av ledere som nøye vurderer en organisasjons behov og mål når de bestemmer hvordan de skal frigjøre materiale. På innsiden må data og produkter gjøres tilgjengelig for personell som trenger dem mens de håndterer risikoer som lekkasjer til utsiden. Ekstern distribusjon følger en rekke kjeder for å få produkter, informasjon og tjenester til sluttforbrukere, og disse kjedene må være nøye bestemt for å beskytte organisasjonens interesser.
Organisasjonens tjenestemenn kan lage en formell distribusjonspolitikk for håndtering av informasjon og materiale i en organisasjon. De bestemmer hvem som har myndighet til å klassifisere materiale, og hvordan det kan overføres blant personell som jobber for selskapet. Noe informasjon, for eksempel, kan være begrenset til øverste ledelse fordi den er proprietær. Andre data kan gjøres fritt tilgjengelige fordi de kan være nyttige for alle i organisasjonen. Distribusjonspolitikk kan kontrollere risikoen for lekkasjer eller uautorisert tilgang, og kan hjelpe selskaper med å spore opprinnelsen til et problem ved å begrense antall mennesker som ser visse materialer.
Materiell distribuert til publikum er også underlagt en distribusjonspolitikk. Organisasjoner kan gjøre årsrapporter og noe informasjon gratis tilgjengelig, spesielt hvis de er offentlige etater eller serviceorientert. En gruppe som promoterer medisinsk behandling i utviklingsland, for eksempel, vil kanskje at publikum skal få fritt tilgang til rapportene sine om manglende tilgang til konsistent helsehjelp i utviklingsland. På samme måte kan et statlig organ stille kart til rådighet for allmennheten for bruk i forskning og andre aktiviteter.
Produkter som selges, beveger seg gjennom en distribusjonskjede som også er underlagt en policy, som er beskrevet i en kontrakt mellom selskapet og distributøren. Bedrifter ønsker å sørge for at produktene deres blir levert til de rette stedene og kan ha bekymring for om en distributør jobber med konkurrenter, underpriser priser eller potensielt undergraver virksomheten på andre måter. Arten av en distribusjonspolicy kan bestemme hvordan distributører håndterer produkter.
Børsnoterte selskaper opprettholder også en utbyttepolitikk. Dette dikterer hvordan og når utbytte blir delt ut til aksjonærene. Informasjon om policyen blir gjort tilgjengelig slik at folk vet når de kan forvente utbytte, og kan følge selskapets aktiviteter for å finne ut om de er i samsvar med policyen. Selskaper som ikke oppfyller løftene sine til aksjonærene kan være juridisk ansvarlige, eller kan anses som dårlige investeringer.