Vad är en distributionspolicy?
En distributionspolicy avgör hur och var information och produkter distribueras både inom och utanför en organisation. Det formuleras av chefer som noggrant överväger en organisations behov och mål när de beslutar hur man ska släppa material. På insidan måste data och produkter göras tillgängliga för personal som behöver dem medan de hanterar risker som läckage till utsidan. Den externa distributionen följer ett antal kedjor för att få produkter, information och tjänster till slutkunder, och dessa kedjor måste noggrant fastställas för att skydda organisationens intressen.
Organisationens tjänstemän kan skapa en formell distributionspolicy för hantering av information och material inom en organisation. De bestämmer vem som har myndighet att klassificera material och hur det kan ges mellan personal som arbetar för företaget. Vissa uppgifter, till exempel, kan vara begränsade till högre ledning eftersom det är äganderätt. Andra uppgifter kan göras fritt tillgängliga eftersom det kan vara användbart för alla inom organisationen. Distributionspolicyer kan kontrollera risken för läckor eller obehörig åtkomst och kan hjälpa företag att spåra ursprunget till ett problem genom att begränsa antalet personer som ser vissa material.
Material som distribueras till allmänheten omfattas också av en distributionspolicy. Organisationer kan göra årsrapporter och viss information gratis tillgängliga, särskilt om de är offentliga myndigheter eller serviceinriktade. En grupp som främjar medicinsk vård i utvecklingsländer kan till exempel vilja att allmänheten ska få tillgång till sina rapporter om brist på tillgång till konsekvent hälsovård i utvecklingsländerna. På samma sätt kan en myndighet göra kartor tillgängliga för allmänheten för användning i forskning och annan verksamhet.
Produkter som säljs rör sig genom en distributionskedja som också är föremål för en policy som anges i ett avtal mellan företaget och distributören. Företag vill se till att deras produkter levereras till rätt plats och kan ha oro för huruvida en distributör arbetar med konkurrenter, underskriver priser eller potentiellt undergräver affärer på andra sätt. Arten av en distributionspolicy kan avgöra hur distributörer hanterar produkter.
Börsnoterade företag upprätthåller också en utdelningspolicy. Detta dikterar hur och när utdelning delas ut till aktieägarna. Information om policyn görs tillgänglig så att folk vet när de kan förvänta sig utdelning och kan följa företagets verksamhet för att avgöra om de överensstämmer med policyn. Företag som inte uppfyller sina löften till aktieägarna kan vara juridiskt ansvariga eller kan betraktas som dåliga investeringar.