Hva er en formell organisasjon?
En formell organisasjon er en gruppe hvor medlemmenes aktiviteter koordineres og kontrolleres. Slike grupper har minimum to personer involvert, men det er ingen øvre grense. Slike organisasjoner har vanlig praksis og systemer. De er kompliserte nettverk. Virksomheter er et godt eksempel på formelle organisasjoner, men veldedige organisasjoner, offentlige avdelinger og frivillige organisasjoner er også formelle organisasjoner.
De skiller seg fra uformelle organisasjoner i strukturen. Uformelle organisasjoner er mer flytende og utvikler seg naturlig, mens formelle organisasjoner er mer stive. Medlemmer av uformelle organisasjoner blir samlet gjennom felles mål, tro eller behov. Alle formelle organisasjoner inneholder til en viss grad uformelle elementer som sosiale grupper og deres medlemmers personlige ønsker og ambisjoner.
Formålet med en formell organisasjon er å sikre dens overlevelse. Ved å organisere selskapet forventer ledere eller eiere at selskapet eller gruppen skal nå sine mål og mål. Gjennom dette håper de at organisasjonen blir en suksess. På et lavere nivå gjør det det mulig for ansatte å kjenne sin plass, for at det skal være en arbeidsdeling og at aktiviteter kan koordineres i organisasjonen.
Strukturer i en formell organisasjon har en tendens til å være vilkårlige. Dette betyr at den øverste ledelsen i selskapet har bestemt seg for hva strukturen skal være. Formen og mekanismene som brukes av selskapet avhenger av hvordan selskapet utviklet og styringsfilosofi. Noen selskaper utvikler seg naturlig når de vokser, mens andre planlegges fra starten. Planlagte selskaper har en tendens til å ha bedre strukturer enn de som utvikler seg.
Hovedfordelen med en formalisert struktur er sikkerheten og sikkerheten den gir til ansatte og ledelse. Alle i organisasjonen kjenner sitt sted, sin rolle og hvem de skal rapportere til. Organisasjonen oppretter en kommandokjede for øverste ledelse og deler deretter selskapet inn i avdelinger. Disse avdelingene har på sin side sine egne kommandokjeder.
Formelle regler og forskrifter beskytter subjektive interesser. For det første justerer de organisasjonen etter nasjonale og lokale regler og forskrifter. De la deretter frem et selskaps oppførselskode og formelle forventninger. De definerer prosedyrer for alle tenkelige elementer i selskapets praksis. De redegjorde også for konsekvensene dersom prosedyrer ikke følges.
Den formelle organisasjonsstrukturen definerer også selskapets interne kommunikasjonssystem. Dette regulerer hvordan hvert nivå i organisasjonen samhandler med det over og det nedenfor. De er designet for å la informasjon flyte både opp og ned i selskapets kommandokjede. Selskaper lar ofte spesielle kommunikasjonskanaler direkte knytte toppledelsen til de nederste trinnene til selskapet.
Denne typen organisasjoner søker også å regulere seg selv. Organisasjonen er kjent som tilsyn og beskriver hvordan medlemmer og aktiviteter blir undersøkt og analysert for å forbedre ytelsen. Dette inkluderer forretningspraksis som tilsyn, opplæring og risikostyring.