Hva er en personalgruppe?

Store organisasjoner bruker typisk personalgruppe som en måte å definere de forskjellige typer ansatte. Utviklingen av dette begrepet er nært knyttet til adopsjonen av informasjonssystemer for menneskelige ressurser (HRIS), som har revolusjonert menneskelige ressursprosesser i en lang rekke selskaper. En personalgruppe brukes til å dekke tre kjørebehov: lage en metode for å identifisere ansatte som har spesifikke funksjoner til felles, gir mulighet for enklere vedlikehold og testing og spore aktivitet etter gruppe.

Når du definerer en personalgruppe, er den enkleste måten å gjøre dette på å gjennomgå organisasjonsstrukturen på et høyt nivå. Fagforenede grupper er et lett sted å starte, da i en fagforeningsgruppe vil alle ansatte ha spesifikke ansettelsesforhold til felles. Dette kan omfatte ferierett, regler for beregning av overtid, fagforeningskontingent og ansiennitetskrav.

Nomenklaturen som brukes til å definere en personellgruppe varierer, og avhengig av HR-programvaren på plass, kan det være begrensninger på antall tegn. Vanligvis bruker de fleste organisasjoner akronymet for fagforeningen eller den primære stillingsbeskrivelsen for å identifisere personalgruppene. Selv om en nummersekvens kan brukes, kan den raskt bli veldig kompleks for personalets personal, dataarkitekter og andre mennesker som trenger å manipulere dataene.

Når fagforeningsgruppene er tildelt en unik personalgruppe, er neste trinn å definere grupper for de resterende ansatte. Det er forskjellige metoder som brukes til dette formålet, avhengig av organisasjonens kompleksitet. Se på de forskjellige stillingene eller stillingsbeskrivelsene og identifiser fellestrekk som dekker flere ansatte. Disse fellestrekkene skal være elementer som firmaet vil trenge for å kunne lage unike rapporter for. Ledere på visepresidenten og på høyere nivå er ofte gruppert i én personellgruppe.

Unngå å opprette en personalgruppe etter lokasjon eller lignende rapporteringsstruktur. Disse fellestrekkene er allerede identifisert gjennom postadresse, posisjonsindikatorer og stillingsnummer eller tittel. Se i stedet ett nivå høyere, med fokus på lignende stønadsberettigelse eller arbeidsoppgaver.

Personalgruppene skal være organisert i en struktur som etterligner den faktiske organisasjonsstrukturen så nært som mulig. Alternativene bør foreligge for å tillate at det kjøres rapporter for forskjellige grener av organisasjonsstrukturen, og samle flere personellgrupper etter behov. Sammendragsrapporter er vanligvis programmert til å bruke en hierarki-struktur for å imøtekomme disse behovene og kan bygges inn i rapporteringsvinduer for rapportering.

Det er viktig å identifisere personalgruppene riktig, da eventuelle endringer i gruppefellhetene kan endres en gang og brukes på alle ansatte i denne gruppen. For eksempel, hvis alt det fagorganiserte personalet er kvalifisert for en årlig lønnsøkning, kan denne endringen brukes på den spesifikke personellgruppen. Dette forenkler programmerings-, test- og kommunikasjonsbehov i stor grad.