Hvad er en personalegruppe?
Store organisationer bruger typisk personalegruppe som en måde at definere de forskellige typer medarbejdere. Udviklingen af dette udtryk er tæt knyttet til vedtagelsen af menneskelige ressourcer informationssystemer (HRIS), der har revolutioneret de menneskelige ressourcer forretningsprocesser i en lang række virksomheder. En personalegruppe bruges til at imødekomme tre kørselsbehov: skabe en metode til at identificere medarbejdere, der har specifikke funktioner til fælles, muliggøre lettere vedligeholdelse og test og spore aktivitet efter gruppe.
Når man definerer en personalegruppe, er den nemmeste måde at gøre dette på at gennemgå organisationsstrukturen på et højt niveau. Forenede grupper er et let sted at starte, da alle medarbejdere inden for en fagforeningsgruppe har specifikke ansættelsesforhold til fælles. Dette kan omfatte ferierettigheder, regler for overtidsberegning, fagforeningskontingent og anciennitetskrav.
Den nomenklatur, der bruges til at definere en personalegruppe, varierer, og afhængigt af HR-softwaren, der er på plads, kan der være begrænsninger på antallet af tegn. De fleste organisationer bruger typisk forkortelsen til fagforeningen eller den primære positionsbeskrivelse for at identificere personalegrupperne. Selvom en nummersekvens kan bruges, kan den hurtigt blive meget kompleks for personalepersonale, dataarkitekter og andre mennesker, der har brug for at manipulere dataene.
Når fagforeningsgrupperne er tildelt en unik personalegruppe, er det næste trin at definere grupper for de resterende medarbejdere. Der er forskellige metoder anvendt til dette formål, afhængigt af organisationens kompleksitet. Se på de forskellige positioner eller jobbeskrivelser og identificer fælles, der dækker flere ansatte. Disse fællesheder skal være emner, som virksomheden skal bruge for at kunne oprette unikke rapporter til. Ledere på vicepræsidenten og på højere niveau grupperes ofte i én personalegruppe.
Undgå at oprette en personalegruppe efter placering eller lignende rapporteringsstruktur. Disse fællesheder er allerede identificeret via postadresse, placeringsindikatorer og jobnumre eller titel. Se i stedet et niveau højere, med fokus på lignende ydelsesplanberettigelse eller jobopgaver.
Personalegrupperne skal organiseres i en struktur, der efterligner den egentlige organisationsstruktur så tæt som muligt. Valgmulighederne bør findes for at tillade, at der køres rapporter for forskellige grene i organisationsstrukturen, så flere personalegrupper samles efter behov. Resumérapporter er typisk programmeret til at bruge en hierarkistruktur til at imødekomme disse behov og kan indbygges i rapporteringsvalgskærme.
Det er vigtigt at identificere personalegrupperne korrekt, da eventuelle ændringer i gruppeforholdene kan ændres én gang og anvendes til alle ansatte i denne gruppe. For eksempel, hvis alt det fagforenede personale er berettiget til en årlig lønforøgelse, kan denne ændring anvendes til den specifikke personalegruppe. Dette forenkler programmering, test og kommunikation i høj grad.