Co je personální skupina?

Velké organizace obvykle používají skupinu zaměstnanců jako způsob, jak definovat různé typy zaměstnanců. Vývoj tohoto termínu úzce souvisí s přijetím informačních systémů pro lidské zdroje (HRIS), které revolucionizovaly obchodní procesy v oblasti lidských zdrojů v celé řadě společností. Skupina zaměstnanců se používá ke splnění tří řidičských potřeb: vytvořit metodu identifikace zaměstnanců, kteří mají společné specifické funkce, umožnit snadnější údržbu a testování a sledovat aktivitu podle skupiny.

Při definování skupiny zaměstnanců je nejjednodušším způsobem, jak to provést, zkontrolovat organizační strukturu na vysoké úrovni. Organizované skupiny jsou snadno zahájitelné, protože v rámci odborové skupiny budou mít všichni zaměstnanci společné specifické pracovní podmínky. To může zahrnovat nárok na dovolenou, pravidla pro výpočet přesčasů, poplatky za odbory a požadavky na služební doby.

Nomenklatura použitá pro definování skupiny zaměstnanců se liší a v závislosti na použitém softwaru HR může být počet znaků omezen. Většina organizací obvykle používá zkratku pro spojení nebo popis primární pozice k identifikaci skupin zaměstnanců. Ačkoliv lze použít posloupnost čísel, může to být pro personál lidských zdrojů, datové architekty a další lidi, kteří potřebují manipulovat s daty, velmi složité.

Jakmile jsou odborovým skupinám přiděleny jedinečné skupiny zaměstnanců, další fází je definování skupin pro zbývající zaměstnance. K tomuto účelu se používají různé metodiky v závislosti na složitosti organizace. Podívejte se na různé pozice nebo popisy zaměstnání a identifikujte společné rysy, které se týkají více zaměstnanců. Tyto společné rysy by měly být položkami, pro které bude firma muset být schopna vytvořit jedinečné zprávy. Vedoucí pracovníci viceprezidenta a vyšší úrovně jsou často seskupeni do jedné personální skupiny.

Vyhněte se vytváření personální skupiny podle umístění nebo podobné struktury hlášení. Tyto společné rysy jsou již identifikovány prostřednictvím poštovní adresy, ukazatelů polohy a čísel pracovních míst nebo titulu. Místo toho se podívejte o jednu úroveň výše a zaměřte se na podobnou způsobilost plánu výhod nebo úlohy.

Personální skupiny by měly být uspořádány ve struktuře, která co nejvíce napodobuje skutečnou organizační strukturu. Měly by existovat možnosti, které by umožňovaly spouštění sestav pro různé pobočky organizační struktury a podle potřeby sdružovaly více skupin zaměstnanců. Souhrnné zprávy jsou obvykle naprogramovány tak, aby používaly strukturu hierarchie k uspokojení těchto potřeb, a mohou být zabudovány do obrazovek výběru zpráv.

Je důležité správně identifikovat skupiny zaměstnanců, protože jakékoli změny skupinových společností lze jednou změnit a aplikovat na všechny zaměstnance v této skupině. Pokud má například všichni odboroví zaměstnanci nárok na roční zvýšení mezd, lze tuto změnu použít pro konkrétní skupinu zaměstnanců. To výrazně zjednodušuje požadavky na programování, testování a komunikaci.