Che cos'è un gruppo di personale?
Le grandi organizzazioni in genere utilizzano gruppi di personale come un modo per definire i diversi tipi di dipendenti. Lo sviluppo di questo termine è strettamente legato all'adozione dei sistemi di informazione delle risorse umane (HRIS), che hanno rivoluzionato i processi di business delle risorse umane in una vasta gamma di aziende. Un gruppo di personale viene utilizzato per soddisfare tre esigenze di guida: creare un metodo per identificare i dipendenti che hanno funzioni specifiche in comune, consentire una manutenzione e un test più facili e tenere traccia delle attività per gruppo.
Quando si definisce un gruppo di personale, il modo più semplice per farlo è rivedere la struttura organizzativa ad alto livello. I gruppi sindacalizzati sono un punto di partenza facile, poiché all'interno di un gruppo sindacale tutti i dipendenti avranno condizioni di lavoro specifiche in comune. Ciò può includere il diritto alle ferie, le regole di calcolo degli straordinari, le quote sindacali e i requisiti di anzianità.
La nomenclatura utilizzata per definire un gruppo di personale varia e, a seconda del software HR in essere, potrebbero esserci delle limitazioni sul numero di caratteri. In genere, la maggior parte delle organizzazioni utilizza l'acronimo per l'unione o la descrizione della posizione principale per identificare i gruppi di personale. Sebbene sia possibile utilizzare una sequenza numerica, può rapidamente diventare molto complessa per il personale delle risorse umane, gli architetti di dati e altre persone che devono manipolare i dati.
Una volta assegnato ai gruppi sindacali un gruppo personale unico, la fase successiva è definire i gruppi per i dipendenti rimanenti. Esistono diverse metodologie utilizzate per questo scopo, a seconda della complessità dell'organizzazione. Guarda le diverse posizioni o descrizioni delle mansioni e identifica i punti in comune che coprono più dipendenti. Questi elementi comuni dovrebbero essere elementi per i quali l'impresa dovrà essere in grado di creare report unici. I dirigenti del vicepresidente e di livello superiore sono spesso raggruppati in un unico gruppo di personale.
Evitare di creare un gruppo di personale per posizione o struttura di reporting simile. Questi elementi comuni sono già identificati tramite l'indirizzo postale, gli indicatori di posizione, i numeri di lavoro o il titolo. Invece, guarda un livello più in alto, concentrandoti su ammissibilità del piano di benefit o attività lavorative simili.
I gruppi di personale dovrebbero essere organizzati in una struttura che imiti la struttura organizzativa effettiva il più vicino possibile. Dovrebbero esistere le opzioni per consentire l'esecuzione dei report per i diversi rami della struttura organizzativa, riunendo più gruppi di personale come richiesto. I report di riepilogo sono in genere programmati per utilizzare una struttura gerarchica per soddisfare queste esigenze e possono essere integrati in schermate di selezione dei report.
È importante identificare correttamente i gruppi di personale, poiché qualsiasi modifica ai punti in comune del gruppo può essere cambiata una volta e applicata a tutti i dipendenti di questo gruppo. Ad esempio, se tutto il personale sindacalizzato ha diritto a un aumento di stipendio annuale, questa modifica può essere applicata al gruppo di personale specifico. Ciò semplifica notevolmente i requisiti di programmazione, test e comunicazione.