Cos'è un gruppo di personale?
Le grandi organizzazioni in genere usano il gruppo di personale come modo per definire i diversi tipi di dipendenti. Lo sviluppo di questo termine è strettamente correlato all'adozione dei sistemi di informazione sulle risorse umane (HRIS), che hanno rivoluzionato i processi aziendali delle risorse umane in una vasta gamma di aziende. Un gruppo di personale viene utilizzato per soddisfare tre esigenze di guida: creare un metodo per identificare i dipendenti che hanno funzioni specifiche in comune, consentire una manutenzione e test più facili e tenere traccia dell'attività per gruppo.
Quando si definiscono un gruppo di personale, il modo più semplice per farlo è rivedere la struttura organizzativa ad alto livello. I gruppi sindacalizzati sono un posto facile da iniziare, come all'interno di un gruppo sindacale, tutti i dipendenti avranno in comune condizioni di lavoro. Ciò può includere il diritto alle vacanze, le regole di calcolo degli straordinari, le quote dell'Unione e i requisiti di anzianità.
La nomenclatura utilizzata per definire un gruppo di personale varia e, a seconda del software HR in atto, ilpossono essere limitazioni sul numero di caratteri. In genere, la maggior parte delle organizzazioni utilizza l'acronimo dell'Unione o la descrizione della posizione primaria per identificare i gruppi del personale. Sebbene possa essere utilizzata una sequenza numerica, può rapidamente diventare molto complessa per il personale delle risorse umane, gli architetti di dati e altre persone che devono manipolare i dati.
Una volta assegnato ai gruppi sindacali un gruppo di personale unico, la fase successiva è quella di definire gruppi per i restanti dipendenti. Esistono diverse metodologie utilizzate a tale scopo, a seconda della complessità dell'organizzazione. Guarda le diverse posizioni o descrizioni di lavoro e identifica i punti in comune che coprono più dipendenti. Questi punti in comune dovrebbero essere elementi per cui l'impresa dovrà essere in grado di creare report unici. I dirigenti del vicepresidente e di livello superiore sono spesso raggruppati in un gruppo di personale.
Evita di creare un gruppo di personale per posizione o una struttura di reporting simile. Questi punti in comune sono già identificati tramite indirizzo postale, indicatori di posizione e numeri di lavoro o titolo. Invece, guarda un livello più alto, concentrandosi su simili ammissibilità al piano di benefici o compiti di lavoro.
I gruppi di personale dovrebbero essere organizzati in una struttura che imita la struttura organizzativa effettiva nel modo più vicino possibile. Le opzioni dovrebbero esistere per consentire l'esecuzione di report per diversi filiali della struttura organizzativa, riunendo più gruppi di personale come richiesto. I rapporti di riepilogo sono in genere programmati per utilizzare una struttura gerarchia per soddisfare queste esigenze e possono essere integrati nelle schermate di selezione dei report.
È importante identificare correttamente i gruppi del personale, poiché qualsiasi modifica ai punti in comune del gruppo può essere modificata una volta e applicati a tutti i dipendenti di questo gruppo. Ad esempio, se tutto il personale sindacalizzato è idoneo per un aumento di stipendio annuale, questo cambiamento CAn essere applicato al gruppo di personale specifico. Ciò semplifica notevolmente i requisiti di programmazione, test e comunicazione.