Was ist eine Personalgruppe?
Große Organisationen verwenden normalerweise Personalgruppen, um die verschiedenen Arten von Mitarbeitern zu definieren. Die Entwicklung dieses Begriffs steht in engem Zusammenhang mit der Einführung von Personalinformationssystemen (HRIS), die die Geschäftsprozesse im Personalbereich in einer Vielzahl von Unternehmen revolutioniert haben. Eine Personalgruppe wird verwendet, um drei Fahranforderungen zu erfüllen: Erstellen einer Methode zum Identifizieren von Mitarbeitern, die bestimmte Funktionen gemeinsam haben, Ermöglichen einer einfacheren Wartung und Prüfung und Verfolgen von Aktivitäten nach Gruppe.
Bei der Definition einer Personalgruppe ist es am einfachsten, die Organisationsstruktur auf hoher Ebene zu überprüfen. Gewerkschaftliche Gruppen sind ein einfacher Einstieg, da innerhalb einer Gewerkschaftsgruppe allen Mitarbeitern bestimmte Beschäftigungsbedingungen gemeinsam sind. Dies kann Urlaubsansprüche, Überstundenberechnungsregeln, Gewerkschaftsbeiträge und Dienstalteranforderungen einschließen.
Die zur Definition einer Personalgruppe verwendete Nomenklatur ist unterschiedlich und abhängig von der vorhandenen HR-Software kann die Anzahl der Zeichen begrenzt sein. Normalerweise verwenden die meisten Organisationen das Akronym für die Gewerkschaft oder die Beschreibung der primären Position, um die Personalgruppen zu identifizieren. Obwohl eine Zahlenfolge verwendet werden kann, kann sie für Personalmitarbeiter, Datenarchitekten und andere Personen, die die Daten manipulieren müssen, schnell sehr komplex werden.
Sobald den Gewerkschaftsgruppen eine eindeutige Personalgruppe zugewiesen wurde, müssen im nächsten Schritt Gruppen für die verbleibenden Mitarbeiter definiert werden. Zu diesem Zweck werden je nach Komplexität der Organisation unterschiedliche Methoden verwendet. Schauen Sie sich die verschiedenen Positionen oder Stellenbeschreibungen an und identifizieren Sie Gemeinsamkeiten, die mehrere Mitarbeiter betreffen. Diese Gemeinsamkeiten sollten Elemente sein, für die das Unternehmen eindeutige Berichte erstellen muss. Führungskräfte des Vizepräsidenten und der höheren Ebene werden häufig zu einer Personalgruppe zusammengefasst.
Vermeiden Sie die Erstellung einer Personalgruppe nach Standort oder einer ähnlichen Berichtsstruktur. Diese Gemeinsamkeiten sind bereits anhand der Postanschrift, der Standortkennzeichen sowie der Auftragsnummer oder des Auftragsnamens erkennbar. Schauen Sie stattdessen eine Ebene höher und konzentrieren Sie sich auf ähnliche Leistungszusagen oder Arbeitsaufgaben.
Die Personalgruppen sollten in einer Struktur organisiert sein, die die tatsächliche Organisationsstruktur so genau wie möglich nachahmt. Die Optionen sollten vorhanden sein, damit Berichte für verschiedene Zweige der Organisationsstruktur ausgeführt werden können, wobei nach Bedarf mehrere Personalgruppen zusammengefasst werden. Zusammenfassungsberichte sind in der Regel so programmiert, dass sie eine Hierarchiestruktur verwenden, um diese Anforderungen zu erfüllen, und können in Berichtsauswahlbildschirme integriert werden.
Es ist wichtig, die Personalgruppen korrekt zu identifizieren, da alle Änderungen an den Gruppengemeinschaften einmal geändert und auf alle Mitarbeiter in dieser Gruppe angewendet werden können. Wenn beispielsweise alle gewerkschaftlich organisierten Mitarbeiter Anspruch auf eine jährliche Gehaltserhöhung haben, kann diese Änderung auf die jeweilige Personalgruppe angewendet werden. Dies vereinfacht die Programmier-, Test- und Kommunikationsanforderungen erheblich.