Vad är en personalgrupp?

Stora organisationer använder vanligtvis personalgrupp som ett sätt att definiera olika typer av anställda. Utvecklingen av denna term är nära relaterad till antagandet av informationssystem för mänskliga resurser (HRIS), som har revolutionerat affärsprocesserna för mänskliga resurser i ett brett spektrum av företag. En personalgrupp används för att tillgodose tre körbehov: skapa en metod för att identifiera anställda som har gemensamma funktioner gemensamt, möjliggöra enklare underhåll och testning och spåra aktivitet per grupp.

När man definierar en personalgrupp är det enklaste sättet att göra detta genom att granska organisationsstrukturen på en hög nivå. Fackliga grupper är en enkel plats att börja, eftersom alla anställda har gemensamma anställningsvillkor inom en facklig grupp. Detta kan omfatta semesterrätt, regler för beräkning av övertid, fackföreningskrav och ansvarsförmåga.

Nomenklaturen som används för att definiera en personalgrupp varierar, och beroende på HR-programvaran på plats kan det finnas begränsningar för antalet tecken. Vanligtvis använder de flesta organisationer akronymen för fackföreningen eller den primära positionsbeskrivningen för att identifiera personalgrupperna. Även om en nummersekvens kan användas kan den snabbt bli mycket komplex för personalpersonal, dataarkitekter och andra människor som behöver manipulera uppgifterna.

När fackföreningsgrupperna har tilldelats en unik personalgrupp är nästa steg att definiera grupper för de återstående anställda. Det finns olika metoder som används för detta ändamål, beroende på organisationens komplexitet. Titta på de olika befattningarna eller arbetsbeskrivningarna och identifiera gemenheter som täcker flera anställda. Dessa gemensamheter bör vara objekt som företaget behöver för att kunna skapa unika rapporter för. Chefer på vice ordförande och högre nivå grupperas ofta i en personalgrupp.

Undvik att skapa en personalgrupp efter plats eller liknande rapporteringsstruktur. Dessa gemensamma egenskaper har redan identifierats genom postadress, platsindikatorer och jobbnummer eller titel. Istället ser du en nivå högre, med fokus på liknande bidragsberättigande eller arbetsuppgifter.

Personalgrupperna ska organiseras i en struktur som efterliknar den verkliga organisationsstrukturen så nära som möjligt. Alternativen bör finnas för att tillåta att rapporter körs för olika grenar i organisationsstrukturen, och sammanföra flera personalgrupper efter behov. Sammanfattande rapporter är vanligtvis programmerade för att använda en hierarkistruktur för att tillgodose dessa behov och kan byggas in i rapporteringsvalskärmar.

Det är viktigt att korrekt identifiera personalgrupperna, eftersom eventuella förändringar i gruppens gemensamhet kan ändras en gång och tillämpas på alla anställda i denna grupp. Till exempel, om all facklig personal är berättigad till en årlig löneförhöjning, kan denna förändring tillämpas på den specifika personalgruppen. Detta förenklar kraftigt programmering, test och kommunikation.