Hur skriver jag ett pressmeddelande?

Ett pressmeddelande är avsett att förmedla information om en kommande eller pågående händelse eller göra ett annat uttalande till media. Tänk på att många mediekällor får ett stort antal pressmeddelanden varje dag när du skriver ett pressmeddelande, så det är viktigt att hålla informationen kort, intressant och korrekt. Pressmeddelandet är en krok, och ett välskrivet faktumutgåva kommer att ge positiv publicitet. När du skriver ett pressmeddelande är det en utmärkt idé att tänka dig in i en reporterns sinne och se till att relevant information tydligt beskrivs på ett sätt som inte är alltför reklam.

Allmänna formateringsregler för ett pressmeddelande inkluderar användning av ett tydligt läsbart, rent teckensnitt som Times New Roman eller Arial, storleken på det på lämpligt sätt och dubbelavstånd. ”PRESSMEDDELANDE” bör centreras och skrivas i fetstil längst upp i dokumentet så att en avslappnad blick avslöjar kommunikationens natur. Ett pressmeddelande ska alltid skickas ut på ett företags brevpapper, med kontaktinformation som visas uppe och längst ner. Om ett företags brevpapper inte är tillgängligt bör en företagslogotyp läggas till så att dokumentet uppenbarligen är en officiell kommunikation. Pressmeddelanden bör alltid kontrolleras för stavning och grammatiska fel för att säkerställa att de gör ett positivt intryck på mottagaren.

I ett pressmeddelande presenteras bitar av information på ett lättillgängligt sätt. Pressmeddelandet bör leda med en kort rubrik, precis som rubriken i en tidning. Rubriken är ett tillfälle att ta tag i journalisten och peka på hans eller hennes intresse för resten av innehållet. Håll det kort, informativt och intressant. ”Möt den berömda författaren Howard Zinn på en cocktailmottagning den 16 december” är inte en bra rubrik, för den är för ordlig; "Du är inbjuden till ett mottagande med Howard Zinn" är bättre.

Efter rubriken ska det första stycket specificera snabbt vem, vad, var, när, varför och hur med pressmeddelandet. Denna del av pressmeddelandet är det lämpliga avsnittet i vårt exempel för att beskriva att evenemanget är en cocktailmottagning i Hoover-biblioteket på tisdag kl. 19.00. Rita läsarens intresse så att han eller hon är intresserad av mer detalj, ingår i andra stycket. I vårt exempel kan det andra stycket beskriva Howard Zinns referenser, anledningen till mottagningen och andra detaljer som redovisar rapporten. Slutligen avslutas med ett kort stycke som förpackar utgåvan och upprepar relevant information.