Hva er en anskaffelsesgruppe?
En anskaffelsesgruppe er et team av individer i en organisasjon eller selskap som har autoritet og ansvar for å skaffe eller skaffe et gitt produkt eller serie produkter. Anskaffelsesgruppen kan bestå av individer fra forskjellige avdelinger i en organisasjon, slik at hver enkelt kan representere behovene til personalet i den avdelingen og kan bistå i beslutningsprosessen. Gruppen kan også inkludere de med budsjettmyndighet og de som er ekspert på den typen materiale som anskaffes. For eksempel, hvis nye datamaskiner blir kjøpt, kan en representant fra avdelingen som bruker datamaskinene samarbeide med informasjonsteknologiavdelingen i selskapet som en del av en anskaffelsesgruppe.
Gruppens ansvar kan begynne med å identifisere et behov som må oppfylles. Noen grupper vil for eksempel vurdere datamaskinsituasjonen i selskapet for å avgjøre om og når nye datamaskiner må kjøpes. I andre tilfeller er anskaffelsesgruppen imidlertid ikke samlet før et behov allerede er identifisert, og gruppen har ganske enkelt i oppgave å velge passende produkter for å dekke selskapets behov.
Anskaffelsesgruppen forsker da for å bestemme hvilket produkt som best oppfyller selskapets behov. Dette kan innebære kontakt med selgere, samt delta på messer eller ta prøver av produkter for å avgjøre om disse produktene er effektive eller ikke. Det kan også innebære å utføre personlige og elektroniske undersøkelser knyttet til priser, kundeservice, kvalitet på produktet og andre variabler som påvirker om et gitt produkt vil være et godt kjøp eller ikke.
Gruppen kan ha et fast budsjett som den må fungere i. Gruppen må ta dette og andre parametere som er satt av myndighetene i selskapet, med i betraktningen. Den vil da måtte ta en beslutning eller anbefaling på grunnlag av forskningen den har gjort, og budsjettet og begrensningene som er pålagt den.
Anskaffelsesgrupper kan være ansvarlige for faktisk å gjøre kjøp og / eller for å sikre kontrakter å kjøpe med produsent eller leverandør etter eget valg. De kan også komme med anbefalinger for hva som bør anskaffes eller kjøpes, og en annen avdeling eller divisjon kan da gjøre det endelige faktiske kjøpet. Noen anskaffelsesgrupper har endelig myndighet, mens andre må konsultere en høyere utøvende leder eller en person i selskapet før de kan gjøre et kjøp eller en kontrakt for salg av varer.