Vad är en upphandlingsgrupp?
En upphandlingsgrupp är ett team av individer inom en organisation eller företag som har myndighet och ansvar att skaffa eller erhålla en viss produkt eller serie produkter. Upphandlingsgruppen kan bestå av individer från olika avdelningar inom en organisation, så att varje individ kan representera personalens behov inom avdelningen och kan hjälpa till i beslutsprocessen. Gruppen kan också inkludera personer med budgetmyndighet och de som är expert inom den typ av material som anskaffas. Om till exempel nya datorer köps kan en representant från avdelningen som använder datorerna arbeta med företagets informationstekniska avdelning som en del av en upphandlingsgrupp.
Gruppens ansvar kan börja med att identifiera ett behov som måste tillgodoses. Till exempel kommer vissa grupper att bedöma datorsituationen i företaget för att avgöra om och när nya datorer måste köpas. I andra fall sammanställs dock upphandlingsgruppen inte förrän en efterfrågan redan har identifierats, och gruppen har helt enkelt i uppdrag att välja lämpliga produkter för att tillgodose företagets behov.
Upphandlingsgruppen undersöker sedan vilken produkt som bäst uppfyller företagets behov. Detta kan innebära kontakt med säljare, samt delta i mässor eller provtagningsprodukter för att avgöra om dessa produkter är effektiva eller inte. Det kan också handla om att göra personlig och online-forskning som rör prissättning, kundservice, produktkvalitet och andra variabler som påverkar om en viss produkt skulle vara ett bra köp eller inte.
Gruppen kan ha en fastställd budget inom vilken den måste fungera. Gruppen kommer att behöva ta hänsyn till detta och andra parametrar som ställts in av de som är myndighet inom företaget. Den måste då fatta ett beslut eller rekommendation på grundval av den forskning som den har gjort och de budgeter och begränsningar som den har ålagts.
Upphandlingsgrupper kan vara ansvariga för att faktiskt göra inköp och / eller för att säkerställa avtal att köpa med tillverkaren eller leverantören efter eget val. De kan också ge rekommendationer för vad som ska anskaffas eller köpas och en annan avdelning eller avdelning kan sedan göra det slutliga faktiska köpet. Vissa upphandlingsgrupper har slutlig myndighet medan andra måste rådfråga en högre verkställande direktör eller en individ inom företaget innan de kan göra ett köp eller ett avtal om försäljning av varor.