Hva er en leverandørliste?
En leverandørliste er en gruppe mennesker eller selskaper som en bedrift bruker for å kjøpe varer og tjenester fra. I motsetning til kundelisten, vil denne listen vise alle leverandørene som selskapet betaler penger til regelmessig for å motta varene og tjenestene de trenger for å opprettholde virksomheten. Når du bruker regnskapsprogramvare, vil denne leverandørlisten bli plassert i programmet, med et nummer tildelt dem, slik at bokholder eller regnskapsfører kan holde oversikt over gjeld og betalt gjeld. Det er vanligvis en gruppe som eieren eller lederen har godkjent for bruk, og det er her begrepet godkjent leverandørliste spiller inn.
En godkjent leverandørliste viser hovedpersonene eller selskapene som virksomheten bruker regelmessig, og som er valgt å være de foretrukne de først går gjennom, som ofte kalles listen over foretrukne leverandører. Når hovedleverandøren er utsolgt på noe, eller har hevet prisene for høyt, kan selvfølgelig andre leverandører fra listen velges i stedet. Dette er sikkerhetskopileverandører og brukes bare når det er nødvendig. Når nye artikler kommer ut og prisendringer trer i kraft, kan disse kontaktene endres fra en primær til en sekundær, og omvendt.
Et annet sett med kontakter som kan vises på leverandørlisten er entreprenører som brukes til reparasjoner og tjenester. Disse menneskene, eller selskapene, vil ha separate numre slik at bokholderen kan skille mellom vareleverandører og tjenesteleverandører. Siden virksomheten betaler penger for disse spesialitetstjenestene, anses de imidlertid fortsatt som leverandører og vil derfor bli plassert på leverandørlisten slik at tjenestene og reparasjonene de leverer kan spesifiseres.
Selv om mange tror at kundelisten er en egen seksjon i leverandørlisten, er sannheten at de er helt forskjellige. En leverandør er en person eller enhet som virksomheten betaler penger til for tjenester og varer. En kunde er en som betaler selskapet av de samme grunnene. En leverandørliste vil bare omfatte personene som selskapet betaler penger til, mens personene eller selskapene de mottar penger fra vil bli holdt på en helt annen liste, og de vil bli lagt inn i en egen del av regnskapsprogramvaren, hvis noen benyttes.