Hva er en leverandørliste?
En leverandørliste er en gruppe mennesker eller selskaper som en virksomhet bruker for å kjøpe varer og tjenester fra. I motsetning til kundelisten, vil denne listen vise alle leverandørene som selskapet betaler penger til regelmessig for å motta varene og tjenestene de trenger for å opprettholde virksomheten. Når regnskapsprogramvare brukes, vil denne leverandørlisten bli plassert i programmet, med et nummer som er tilordnet dem, slik at bokholderen eller regnskapsføreren kan følge med på skyldige gjeld og betalt gjeld. Det er vanligvis en gruppe som eieren, eller ledende leder, har godkjent for bruk, og det er her begrepet godkjent leverandørliste kommer inn i spill.
En godkjent leverandørliste viser hovedpersonene eller selskapene som virksomheten bruker med jevne mellomrom, og som har blitt valgt til å være de foretrukne de som de går gjennom først, som er vanlig kalt Preferred Vend Vended Vendors. Når hovedleverandøren er utsolgt på noe, eller har hevet prisene for høye, så annen vendoRS fra listen kan velges i stedet. Dette er back-up-leverandører og brukes bare når det er nødvendig. Når nye elementer kommer ut, og prisendringene trer i kraft, kan disse kontaktene endres fra en primær til en sekundær, og omvendt.
Et annet sett med kontakter som kan oppføres på leverandørlisten er entreprenører som brukes til reparasjoner og tjenester. Disse menneskene, eller selskapene, vil ha separate tall slik at bokholderen kan skille mellom vareselgere og tjenesteleverandører. Siden virksomheten betaler penger for disse spesialitetstjenestene, anses de imidlertid å være leverandører og vil derfor bli plassert på leverandørlisten slik at tjenestene og reparasjonene de leverer kan spesifiseres.
Selv om mange tror at kundelisten er en egen seksjon i leverandørlisten, er sannheten at de er helt forskjellige. En leverandør er en person eller en enhet som the virksomhet betaler penger til for tjenester og varer. En kunde er en som betaler selskapet av samme grunner. En leverandørliste vil bare inkludere personene som selskapet betaler penger til, mens personene eller selskapene de mottar penger fra vil bli holdt på en helt annen liste, og de vil bli lagt inn i en egen del av regnskapsprogramvaren, hvis noen brukes.