Hva er et råd?

En rådgivningsnotat er en type forretningsdokument som bekrefter at en ordre som er bestilt av en kunde faktisk er mottatt og klarert for sending, og nå er på vei. Noen ganger referert til som et råd om forsendelse, er hensikten med dokumentet å holde klienten oppmerksom på gjeldende status for ordren, og også å sikre at kunden på forhånd vet når han kan forvente at ordren kommer. Når de har blitt gitt til klienter i form av et forretningsbrev som er levert per post, bruker mange selskaper i dag elektronisk post eller lignende online varslingsprosesser for å varsle kundene om at en ordre er behandlet og sendt, og for å gi kunden beskjed om når bestillingen vil ankomme bestemmelsesstedet.

Rådgivningsnotatet er noe lik karakter som det som kalles et råd om aksept. Dette dokumentet brukes ofte i økonomiske kretser for å bekrefte utvidelsen av en kredittgrense til en kunde, enten av en leverandør eller av en finansinstitusjon som en bank. Mens de er litt forskjellige i formålet, tjener både rådgivningsnotatet og rådene om aksept formålet med å varsle en klient om at forespørselen han eller hun sendte inn er godkjent og snart vil være tilgjengelig for bruk av klienten.

Mengden med detaljer som er inkludert på en rådgivningsseddel vil variere, noen ganger basert på lokale skikker og andre ganger av handelslovene som gjelder i jurisdiksjonen der leverandøren eller leverandøren er basert. De fleste versjoner av merknaden vil inneholde referanser til ordrenumre; eventuelle innkjøpsordrenummer gitt av klienten; en beskrivelse som inkluderer type og mengde varer som er inkludert i bestillingen; og til og med de totale kostnadene, inkludert forsendelsesomkostninger som blir vurdert av leverandøren. Forsendelsesmåten, inkludert avsenderen, er også ofte en del av detaljene som er inkludert. Hvis forsendelsen er en delvis oppfyllelse av en kundeordre, kan detaljen også identifisere hvilke varer som vil bli sendt på et senere tidspunkt. Når detaljene på rådgivningsnotatet er ganske omfattende, kan klienten bruke detaljene til å samsvare med den opprinnelige innkjøpsordren og ha en god ide om når han kan forvente at hvert av elementene som er involvert i den ordren.

Det er viktig å merke seg at en rådgivningsnotat ikke erstatter den faktiske skipsføringsbrevet som følger med forsendelsen, og det er heller ikke et dokument som fungerer som pakkeliste for ordren. Denne typen forretningsdokumenter er strengt informative, og tjener som et middel til å varsle kunden om når bestillingen ble sendt, forsendelsesmetoden som er brukt, varene som er inkludert i forsendelsen og forventet leveringsdato. Kunder bør vente til ordren er mottatt, sjekket for nøyaktighet og vurdert for eventuelle skader under transport før de overfører betaling hvis det er mulig.