Vad är en rådgivning?

En rådgivningsanmälan är en typ av affärsdokument som bekräftar att en beställning som gjorts av en kund faktiskt har mottagits och raderats för leverans och nu är på väg. Ibland kallas ett råd om leverans, är syftet med dokumentet att hålla kunden medveten om den aktuella statusen för beställningen, och också att se till att kunden i förväg vet när han förväntar sig att beställningen kommer att komma. När företaget har lämnats till kunder i form av ett affärsbrev levererat med post använder många företag idag elektronisk post eller liknande online-meddelandeprocesser för att meddela kunderna att en beställning har behandlats och skickats och för att informera klienten ungefär när beställningen kommer fram till destinationen.

Rådgivningsnotatet är något liknande till det som kallas ett råd om acceptans. Detta dokument används ofta i finansiella kretsar för att bekräfta utökningen av en kreditgräns till en kund, antingen av en leverantör eller av ett finansinstitut som en bank. Även om de är något annorlunda i syfte tjänar både rådgivningsnotatet och rådets godkännande syftet med att meddela en klient att den begäran han eller hon har lämnat har godkänts och kommer snart att vara tillgänglig för användning av den klienten.

Mängden detaljer som ingår i en rådgivning kommer att variera, ibland baserad på lokala tullar och vid andra tillfällen av handelslagar som gäller i den jurisdiktion där säljaren eller leverantören är baserad. De flesta versioner av anteckningen innehåller referenser till ordernummer; eventuella inköpsordernummer som tillhandahålls av klienten; en beskrivning som innehåller typen och mängden varor som ingår i beställningen; och till och med de totala kostnaderna, inklusive eventuella fraktkostnader som bedöms av leverantören. Sändningsläget, inklusive avsändarens namn, är också ofta en del av detaljen som ingår. Om leveransen är en delvis uppfyllande av en kundorder kan detaljerna också identifiera vilka artiklar som skickas vid ett senare datum. När detaljerna på rådgivningsmeddelandet är ganska omfattande kan klienten använda detaljerna för att matcha den ursprungliga inköpsorder och ha en god uppfattning om när de förväntar sig var och en av de artiklar som är involverade i den beställningen.

Det är viktigt att notera att en rådgivning inte ersätter den faktiska leveransbrevet som följer med försändelsen, och det är inte heller ett dokument som fungerar som paketlistan för beställningen. Denna typ av affärsdokument är strikt informativt och fungerar som ett sätt att varna kunden om när beställningen skickades, vilken leveransmetod som används, artiklarna som ingår i leveransen och det förväntade leveransdatum. Kunderna bör vänta tills beställningen mottas, kontrolleras för noggrannhet och utvärderas för eventuella skador under transporten innan de betalar om det är möjligt.