Co je to poradenská poznámka?

Poučení je typ obchodního dokumentu, který potvrzuje, že objednávka zadaná zákazníkem byla skutečně přijata a schválena k odeslání a nyní je na cestě. Záměrem dokumentu, který se někdy označuje jako poukaz na přepravu, je informovat klienta o aktuálním stavu objednávky a také zajistit, aby zákazník předem věděl, kdy očekávat doručení objednávky. Po poskytnutí klientům formou obchodního dopisu doručeného poštou mnoho společností dnes využívá elektronickou poštu nebo podobné online notifikační procesy, aby informovalo zákazníky o tom, že objednávka byla zpracována a odeslána, a aby klienta informovalo přibližně o tom, kdy byla objednávka dorazí do místa určení.

Poučení je svým charakterem poněkud podobné tomu, co je známé jako poučení o přijetí. Tento dokument je často používán ve finančních kruzích k potvrzení prodloužení úvěrového limitu pro zákazníka, buď prodejcem, nebo finanční institucí, jako je banka. Účel, který se mírně liší, má jak oznámení, tak potvrzení o přijetí, za účelem informování klienta, že žádost, kterou předložil, byla schválena a brzy bude k dispozici pro použití tohoto klienta.

Množství podrobností zahrnutých do avíza se bude lišit, někdy se bude lišit podle místních zvyklostí a jindy podle obchodních zákonů platných v jurisdikci, kde má prodejce nebo poskytovatel sídlo. Většina verzí poznámky bude obsahovat odkazy na objednací čísla; všechna čísla objednávek poskytnutá klientem; popis, který obsahuje druh a množství zboží obsažené v objednávce; a dokonce i celkové náklady, včetně veškerých přepravních poplatků, které jsou hodnoceny prodejcem. Součástí přepravy je často i způsob přepravy, včetně jména zasílatele. Je-li zásilka částečným plněním objednávky zákazníka, může detail také identifikovat, které položky budou odeslány později. Je-li detail v pokynu poměrně komplexní, může klient použít detail tak, aby odpovídal původní objednávce a měl dobrou představu o tom, kdy očekávat každou z položek zapojených do této objednávky.

Je důležité si uvědomit, že avizační list nenahrazuje skutečný konosament, který doprovází zásilku, a není to ani doklad, který slouží jako balicí list pro objednávku. Tento typ obchodního dokladu je přísně informativní a slouží jako prostředek upozornění zákazníka, kdy byla objednávka odeslána, použitou zásilku, položky obsažené v zásilce a předpokládané datum dodání. Zákazníci by měli počkat, až bude objednávka přijata, zkontrolována její přesnost a posouzena případná poškození při přepravě.